So gelingt Remote Onboarding

Alles digital heißt es in Zeiten des Home-Office auch beim Onboarding. Um neue Beschäftigte gut ins Team zu integrieren, braucht es Struktur, Tools und Aufmerksamkeit. Worauf Sie achten sollten, zeigen wir Ihnen an Hand von Tipps und Checklisten.

Handlungsbedarf beim Onboarding Prozess

Auf die Frage, für welche Prozesse künftig mehr oder eine neue Software eingesetzt werden soll, erreichte Onboarding den ersten Platz aus einer Liste von etwa 30 HR-Prozessen. Der HR-Software Report 2020 zeigt, dass der Bedarf an digitalen Personal-Lösungen durch die Krise noch gestiegen ist und dass fast jedes dritte der befragten Unternehmen im DACH-Raum Unterstützungsbedarf beim Onboarding sieht.

Generell steigt seit Jahren in den Unternehmen das Bewusstsein, wie wichtig der Onboarding Prozess ist und 77% der befragten KMU bis Konzern sehen noch Verbesserungspotenzial, sagt die Studie von Haufe. Denn nur mit gut geplantem Onboarding fühlen sich neue Mitarbeitende von Beginn an eingebunden. Außerdem reduziert eine schnelle Integration das Risiko, dass neue Angestellte wieder abspringen, immerhin betrifft das laut Umfrage 30%. Im abgelaufenen Jahr, das pandemiebedingt ganze Belegschaften zum Großteil im Home-Office verbracht haben, ist Onboarding schwieriger geworden. 40% berichten von fehlendem Austausch, schwierigerer Einarbeitung und mangelnden informellen Vernetzungsmöglichkeiten. Doch viele befragte Unternehmen geben auch an, dass sie nun auf professionelle digitale Tools setzen, weshalb die Studie folgert: „Onboarding goes digital“.

Preboarding: IT-Equipment muss rechtzeitig da sein

Für die Ausstattung im Home-Office muss IT-seitig früher geplant werden, denn es ist jetzt noch wichtiger, dass neue Teammitglieder digitale Tools gleich zur Verfügung haben. Sie sind ja das Werkzeug, um miteinander kommunizieren zu können. Die benötigte Ausrüstung umfasst:

  • Notebook inklusive installierter benötigter Anwendungen
  • Dazu gehört auch ein vorinstallierter VPN-Zugang, damit neues Personal vom Home-Office aus sicher auf Firmendaten zugreifen kann
  • Je nach Aufgabe ggf. ein großer Monitor
  • Je nach Unternehmenspolitik ein Smartphone, ebenfalls mit vorinstallierten Apps

Tipp – Sorgen Sie vor: Das Paket soll rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag per Post oder Kurierdienst ankommen. So spüren neue Angestellte, dass Sie als Arbeitgeber sich um alles kümmern.

Preboarding: Informationen geben Orientierung

Diese Punkte sind für jedes Onboarding zu tun, unabhängig vom Home-Office. Der Vollständigkeit halber sind hier jene angeführt, die dem Beschäftigten zu Hause seinen neuen Arbeitgeber nahebringen. Versenden Sie vorab Infos über:

  • Unternehmenskultur, Leitbild, Dresscode, Kernarbeitszeiten
  • Erste fachliche Informationen oder Unterlagen
  • E-Mail-Adresse und erforderliche Zugangsdaten zu Chat-Plattformen, etc.

Größte Herausforderung: Integration

Die erste Begrüßung am ersten Arbeitstag, auch wenn sie online sein muss, kann sehr persönlich sein. In einem Videochat sollten sich Führungskraft und das Team vorstellen. Eine nette Idee ist zusätzlich ein Willkommensbrief per Post; oder ein Welcome Package, etwa mit Firmenkugelschreiber, Block, T-Shirt – das sorgt für Motivation und erste Identifikation.

Lassen Sie die Kommunikation gerade an den ersten Tagen nicht abreißen. Hier muss sich jeder sozusagen „an der Nase nehmen“, damit das nicht im Arbeitsalltag untergeht. Sprechen Sie sich im Team rechtzeitig ab, wer wann welche Aufgaben übernimmt, um das neue Mitglied gut zu integrieren.

Tipp – Sorgen Sie für Klarheit: Stimmen Sie sich gemeinsam ab: Was sind Ziele bzw. Erwartungen in den ersten Wochen. Klare Infos verhindern Missverständnisse!

Viel Kommunikation an den ersten Arbeitstagen

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, das sind die wichtigsten Punkte:

  • Vorstellen aller Meeting- und Chat-Tools
  • Liste aller Teammitglieder und wie man sie kontaktieren kann
  • Welche Trainings sind in den ersten Wochen vorgesehen
  • Wo kann man selbst Informationen und Lerninhalte finden
  • Einladung zu virtuellen Kaffeetreffs, Mittagspausen oder einem Afterwork-Bier – bei diesen informellen digitalen Formaten kann Socializing stattfinden

Das Team kennenlernen im Video-Chat

Normalerweise macht man die Runde im Haus oder – bei größeren Firmen – zu den wichtigsten Abteilungen, mit denen neue Angestellte zu tun haben. Nun muss das virtuell erfolgen und auch hier gibt es gute Möglichkeiten. Viele Unternehmen haben regelmäßige Teammeetings, wo man sich vorstellen kann. Bei der Vorstellung kann auch HR unterstützen, etwa indem gemeinsam mit neuen Mitarbeitenden ein kurzer Videoclip erstellt wird: Darin kann über beruflichen Erfahrungen, Interessen oder Sport erzählt werden – so gibt es gleich Anknüpfungspunkte beim nächsten virtuellen Kaffee-Chat.

Tipp – Sorgen Sie für echtes Leben: Sollte ein Teil der Belegschaft im Unternehmen präsent sein, dann kann ein virtueller Rundgang mit Tablet oder Smartphone das Büro ins Home-Office bringen. Oder Sie gehen als Führungskraft allein durchs Büro und stellen zumindest mal die Räumlichkeiten vor.

Buddys sind für alle Fragen da

Zu Beginn haben neue Beschäftigte viele Fragen, aber es fällt auch noch schwerer, sich schon wieder wegen einer kurzen Frage telefonisch oder per Mail zu melden. Hier besteht die große Gefahr, dass Neue sich alleingelassen fühlen. Ein Buddy oder Mentor ist eine entscheidende Hilfe, denn so hat das neue Teammitglied eine Ansprechperson, die dezidiert für alle Anliegen da ist. Buddys sollten sich proaktiv und regelmäßig melden, am besten per Videochat; so können sie dazu beitragen, rechtzeitig mögliche Missverständnisse zu klären. Ihre wichtigste Aufgabe ist, dem neuen Mitglied zu vermitteln, Teil des Teams zu sein.

Die Zukunft von Remote Onboarding

Struktur und Organisation sollten beim Onboarding-Prozess sowieso die Regel sein, doch beim Remote Onboarding wird dies noch wichtiger. Home-Office wird zu einer relevanten Arbeitsform, insofern ist davon auszugehen, dass auch Remote Onboarding (zumindest in Teilen) weiterbestehen wird. Daher ist es auf jeden Fall ein Gewinn, wenn Unternehmen sich für diesen Prozess fit machen.

Die Pandemie zeigt, dass es auch online möglich ist, soziale Kontakte zu neuen Teammitgliedern herzustellen und Wertschätzung zu zeigen. In der digitalen Welt ist jedoch noch mehr Aufmerksamkeit erforderlich. Denken Sie daher daran, regelmäßig aktiv bei neuen Angestellten nachzufragen: wie es geht, ob etwas benötigen, was möglicherweise fehlt. Bei Remote Onboarding können alle noch einiges lernen; denken Sie daher auch daran, Feedback einzuholen, was besser gemacht werden kann.

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