Um ein Jahr wurde sie verschoben, aber nun tritt die mBGM mit 1. Jänner 2019 definitiv in Kraft. Für Dienstgeber und Lohnverrechner ergibt sich daher der 15. Februar als erster kritischer Stichtag. Bis zu diesem Tag müssen Sie den Monat Jänner für alle Mitarbeiter abgerechnet und an die SV-Träger gemeldet haben.
Tipp: Achten Sie auf die neuen Meldefristen
Nicht nur das Meldesystem, auch die Sanktionen bei Fristversäumnissen haben sich geändert – und sie sind sehr kostspielig geworden. Pro Mitarbeiter wird ein Säumniszuschlag eingehoben, der sich nach Tagen gestaffelt erhöht.
- Neue Mitarbeiter müssen Sie binnen 7 Tagen anmelden, sonst zahlen Sie einen Säumniszuschlag von EUR 50.
- Mitarbeiter müssen im darauffolgenden Monat erstmals abgerechnet werden. Eintritte nach dem 15. des Monats können auch erst im übernächsten Kalendermonat abgerechnet werden. Sollten Sie diese Frist versäumen, so ist ein Säumniszuschlag von bis zu EUR 50 fällig.
- Im Übergangszeitraum bis September 2019 gibt es keine Sanktionen außer bei verspäteter Anmeldung.
Das neue Korrektursystem bringt Ihnen dafür Erleichterungen: Sie können bis zu 12 Monate nach Ende einer Frist Korrekturen schicken, ohne dafür Strafe zahlen zu müssen.
Tipp: Integration des Clearingsystems vereinfacht Korrekturen
Ihre Meldungen an die SV-Träger versenden Sie wie bisher über das Programm ELDA. Die Krankenkasse führt eine Prüfung auf Konsistenz durch. Gibt es Unklarheiten, so werden diese automationsunterstützt über die neue Clearing-Datenbank geklärt.
Sie müssen also sicherstellen, dass Sie etwaige Differenzen elektronisch beantworten bzw. korrigieren können. Idealerweise sollte daher das Clearingsystem in Ihre Lohn-Software eingebunden werden.
Wie weit ist Ihr Unternehmen auf die mBGM vorbereitet
Überprüfen Sie jetzt sowohl Ihre Organisation, als auch die Funktionen Ihrer Lohnverrechnungs-Software. Folgende Checklisten helfen Ihnen, alles zu bedenken:
Checkliste für Fragen zu Ihren Abläufen
- Haben Sie oder Ihre Mitarbeiter aus der Lohnverrechnung schon Info-Veranstaltungen oder Workshops über die mBGM besucht?
- Kennen Sie die Auswirkungen der mBGM auf die internen Prozesse Ihres Unternehmens?
- Wissen Sie schon, welche Prozesse Sie ändern müssen?
- Haben Sie einen Berater, bei dem Sie sich Unterstützung zur Umsetzung der Prozesse holen können?
Checkliste für Fragen an den Anbieter Ihrer Lohn-Software
- Wie ist der Zeitplan Ihres SW-Anbieters. Wird er die Änderungen der mBGM rechtzeitig in der Lohn-Software umsetzen?
- Wie kommuniziert er mit allen relevanten SV-Trägern? So haben etwa WGKK und BVA zum Teil eigene Meldungen, die er berücksichtigen muss.
- Wurden Sie von Ihrem Anbieter bereits informiert, wie Sie die Änderungen, bzw. Updates in Ihre Lohn-Software einspielen können?
- Wird die neue Clearing-Datenbank in die Lohnverrechnung eingebunden und gibt es Schnittstellen, damit Sie Daten nicht nochmals eingeben müssen?
Rechtzeitig vorbereitet – sicherer Start
Der größte Änderungsbedarf liegt in der Lohn-Software. Hier entscheidet sich, ob Sie weiterhin Löhne und Gehälter verlässlich abrechnen und die Meldungen an den SV-Träger gesetzeskonform schicken können.
Als langjähriger Lieferant hat Sage DPW daher bereits im Vorjahr die Weichen für die rechtskonforme Umsetzung der mBGM gestellt:
- Unsere HR-Software-Experten haben sich die erforderlichen Informationen von den SV-Trägern geholt, die Änderungen umgesetzt und mit ausgewählten Kunden getestet.
- Wir haben entschieden, auch das Clearingsystem in Sage DPW einzubinden.
- Gerne unterstützen wir Sie auch mit unseren Seminaren sowie spezifischer Beratung zur mBGM.
