Die häufigsten Irrtümer – und wie Sie diese vermeiden

Wir haben für Sie verbreitete Fehlannahmen aus der Praxis gesammelt und geben Ihnen ausführliche Hinweise, wie Sie bei Lohn-Outsourcing richtig vorgehen.

Irrtum 1: Mit Lohn-Outsourcing reduzieren sich die Kosten in der Lohnverrechnung auf Null

Oft steht die Reduktion von Kosten im Vordergrund, wenn der Schritt zu Lohn-Outsourcing gemacht wird. Das kann aber gefährlich werden, wenn damit im Haus auf Fachwissen völlig verzichtet wird. Nehmen wir ein einfaches Rechenbeispiel mit der fiktiven Firma Innopromo: Im exportorientierten Mittelstandsbetrieb Innopromo mit 200 Mitarbeitern macht Herr Novak die Lohnverrechnung, Stammdatenpflege, Zeiterfassung und die Reiseabrechnung. Eigentlich brauchen Sie als Backup für Urlaub oder Krankenstand 1,5 Personen, aber rechnen wir einmal mit dem Gehaltsaufwand für Herrn Novak, der beträgt pro Jahr inklusive Nebenkosten rund EUR 60.000.-

Diese Ersparnis von EUR 60.000.- werden Sie mit Outsourcing nicht realisieren, denn Sie benötigen weiterhin ein Mindestmaß an Kompetenz bei einem Mitarbeiter im Haus:

  • Als Ansprechpartner für die eigenen Mitarbeiter, wenn diese Fragen zu Themen im Bereich Lohnverrechnung haben, wie z.B. Lohnzettel, Krankenstand, Kollektivvertrag
  • Als Ansprechpartner für den Lohn-Outsourcer, um Daten zu übermitteln und um schwierige Fragen gebündelt weiterzugeben
  • Als Verantwortlichen für administrative Aufgaben wie das Einsammeln von Belegen

Hinweis 1: Die Kosten reduzieren sich, aber sie gehen nicht auf Null. Sie benötigen keine Fachkraft mehr, Schulungen müssen nicht mehr bezahlt werden; aber Sie sollten mit rund 30% verbleibendem Aufwand für Verwaltungsaufgaben rechnen.

Irrtum 2: Beim Angebot kalkuliere ich mit dem Preis pro Abrechnungsfall

Natürlich sticht dieser Preis als wichtiger Multiplikator ins Auge; für unseren Betrieb Innopromo nehmen wir an, dass pro Abrechnungsfall EUR 12 monatlich mit Standards angeboten werden.

Dazu können aber noch folgende Kosten anfallen:

  • Fragen Sie, ob im Preis pro Abrechnungsfall auch Jahresauswertungen und -meldungen inkludiert sind – das ist nicht immer der Fall und kann sonst teuer werden.
  • Fragen Sie nach Zusatzleistungen, denn diese werden nach Aufwand verrechnet. Innopromo braucht z.B. die Personalrückstellungen monatlich, oder beschäftigt Expatriates. Das sind Beispiele für Kostentreiber, denn sie werden nach Aufwand verrechnet. Nur wenn diese Zusatzkosten klar angeführt sind, wissen Sie, was auf Sie zukommt.

Hinweis 2: Ein vollständiges Angebot umfasst den Fixpreis pro Abrechnungsfall plus die Zusatzkosten. Ein faires Angebot erkennen Sie daran, dass Ihr potenzieller Lohn-Outsourcingpartner sich mindestens eine Stunde für Sie Zeit nimmt, genau erfragt, was Sie brauchen und alles klar aufschlüsselt.

Irrtum 3: Beim Lohn-Outsourcing geht es nur um die Lohnverrechnung

Bei unserer fiktiven Firma Innopromo hat Herr Novak gekündigt, gerade wurde das Lohn-Outsourcing implementiert und der Geschäftsführer telefoniert nervös herum: „Warum wird denn die Zeiterfassung jetzt nicht mehr gemacht?“ Bis er schließlich aufgeklärt wird und verwundert feststellt: „Ah, das hat auch Herr Novak gemacht?“

Immer wieder erleben wir in der Praxis solche Szenen, weil viele Unternehmen ihre eigenen Abläufe nicht so genau kennen. Das Lohnbüro ist die Kernkompetenz, rundherum erledigen die Mitarbeiter aber viele weitere Aufgaben. Herr Novak machte eben die Stammdatenpflege in der Zeiterfassung (z.B. Zuordnung Arbeitszeitmodelle) und kontrollierte die Reiseabrechnungen. Andere machen HR-Controlling oder Teile der Buchhaltung.

Hinweis 3: Outsourcing heißt auch Prozesse umstellen. In der Regel wird mit Jänner gestartet, beginnen Sie daher mindestens 3 Monate vorher, also im Spätsommer zu planen. Neben der Analyse von Prozessen und Aufgaben geht es auch um die Überleitung der Daten aus Buchhaltung und Reisekonten. Große Unternehmen brauchen für das Change-Management einen Projektleiter.

Der wichtigste Hinweis zum Schluss: Der richtige Ansatz heißt Sicherheit

Wer diese Irrtümer vermeidet, ist auf einem guten Weg. Erfolgsentscheidend ist folgender Hinweis: Wenn Sie an Lohn-Outsourcing denken, sollte an erster Stelle das Thema Sicherheit stehen. Dieses umfasst zwei unterschiedliche Ebenen, die beide für sich wichtig sind:

  • Die monatliche Lohnverrechnung muss garantiert pünktlich und korrekt erfolgen: Ihre Mitarbeiter arbeiten mit Einsatz, so ist es nur selbstverständlich, dass diese auch ihr Geld bekommen. Ein plötzlicher Ausfall, Verzögerungen oder Fluktuation verbunden mit möglichen Fehlern bringen Unruhe in Ihre Belegschaft, denn von heute auf morgen ist kein Ersatz in der Lohnverrechnung zu finden. Lohn-Outsourcing garantiert Ihnen und Ihren Mitarbeitern die pünktliche Verrechnung.
  • Technische Sicherheit und Datenschutz: Daten über Mitarbeiter und deren Löhne sind höchst sensibel und Zugriffsberechtigungen ein wichtiges Element im Datenschutz. IT-Anforderungen werden komplex, wer kann sich im Mittelstand schon ein Rechenzentrum mit aktuellen Sicherheitsstandards und Realtime-Spiegelung leisten? Diese Aufgaben überlassen Sie besser Spezialisten und das ist meist auch kostengünstiger.

Technische Sicherheit und Funktionalität im Wandel: Mit der fortschreitenden Technologie in der Architektur der Rechenzentren wandelt sich auch die Technologie bei den Outsourcern. Viele Steuerberater arbeiten klassisch mit Mandanten-Datenbanken: Diese erlauben Ihnen als Kunde im schlimmsten Fall gar keinen oder nur minimalen Zugriff, spezielle Auswertungen müssen Sie also immer anfordern und das kann manchmal dauern. Moderne Technologien führen pro Unternehmen eine eigene Datenbank – dieses System setzt auch Sage als Lohn-Outsourcingpartner gemeinsam mit dem zertifizierten Raiffeisen Rechenzentrum ein: Damit können Sie als Kunde (je nach Berechtigung) spezielle Auswertungen jederzeit selbst abrufen, Ihre Mitarbeiter können jeweils den eigenen Lohnzettel online sehen oder ihre Dienstreisen erfassen.

Einen Aspekt sollte man auch nicht außer Acht lassen: ein Rückwechsel vom Outsourcing auf eine interne Lohnverrechnung ist – bei Verwendung einer Einzeldatenbank – ohne Datenverlust sehr einfach möglich.

Datenschutz – haben Sie daran schon gedacht: Immer wieder fragen Kunden, ob denn die eigene IT auch die Personaldaten sehen kann, wenn diese im Unternehmen gespeichert sind. Die Antwort lautet „Ja“ – und das sorgt in der Geschäftsleitung teilweise für ein überraschendes Aha-Erlebnis. Ausgewählte Mitarbeiter in der IT, die für Server verantwortlich sind, haben in diesem Fall natürlich Zugriff auf alle Laufwerke, also auch auf den Bereich der Lohnverrechnung (z.B. Auswertungen oder Exports). Sind die Personaldaten dagegen in einem externen Rechenzentrum, so haben Sie dieses Problem nicht mehr.

Sie denken über Lohn-Outsourcing nach?
>> Infos zum Sage DPW Lohnservice finden Sie hier.

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