Ressourcenfresser ausschalten, Freiräume schaffen

Mit den neuen Mitarbeitern aus dem Vertrieb sollte endlich der Schulungsplan gemacht werden! Aber schon wieder naht das Monatsende und jetzt sind zuerst einmal die Gehälter abzurechnen und zu überweisen. Kennen Sie diesen Spagat? Dann sind Sie nicht allein, denn in Umfragen sagen mehr als die Hälfte der Personaler, dass regelmäßig wiederkehrende Standardprozesse enorm viel Zeit fressen. Das wäre ein Anlass, über Lohn-Outsourcing nachzudenken – denn dies macht frei für das Kerngeschäft von HR, nämlich die Entwicklung der Mitarbeiter. Mit einer Checkliste erkennen Sie, ob Ihr Unternehmen reif dafür ist. Und Sie erfahren auch, warum gerade die Lohnverrechnung geeignet ist, ausgelagert zu werden.

Was ist Outsourcing

Beim Outsourcing übernimmt ein externer Dienstleister bestimmte Aufgaben Ihres Unternehmens. Sinnvollerweise sind das standardisierte Prozesse die klar abgegrenzt sind, regelmäßig wiederkehren und Fachwissen erfordern, wie eben im Bereich der Lohnverrechnung und rechtliche Erfordernisse.

Warum Lohnverrechnung gut geeignet ist

Die Lohnverrechnung ist kein Kernprozess Ihres Unternehmens, die Wertschöpfung erwirtschaften Sie anderswo. Zusätzlich ist die Abwicklung im eigenen Haus mit Risiken behaftet, denn viele gesetzliche Regelungen und Änderungen sind laufend zu beachten. Die Abrechnung muss jeden Monat korrekt erledigt werden, weil das die Mitarbeiter zurecht so erwarten. Fehler, die bei einer Abgabenprüfung entdeckt werden, können zu hohen Nachzahlungen führen.

Daher ist es nur logisch zu überlegen, diese Aufgabe an einen Spezialisten zu übertragen, die Vorteile liegen klar auf der Hand:

  • Sie benötigen kein Fachwissen dafür mehr im Haus
  • Das Ausfallrisiko, wenn Ihr Mitarbeiter aus der Lohnverrechnung ausfällt, ist minimiert
  • Die Kosten sind transparent und in der Regel niedriger
  • HR hat Zeit für Kernaufgaben wie Mitarbeiterentwicklung

Outsourcing – ja, aber richtig

Der zu Beginn herrschende Hype des Outsourcings hat in der Folge auch viele Rückzieher gebracht, daher gibt es im Mittelstand zum Teil Bedenken. Was ist heute anders?

Eine Zeitlang hat man komplette Bereiche ausgelagert, wie etwa den gesamten Kunden-Support. Solche Entscheidungen wurden vielfach wieder rückgängig gemacht, weil die Qualität nicht gepasst hat. Heute weiß man, dass es wirtschaftlich besser ist, nur Teilbereiche extern zu vergeben. So wird das Risiko der Abhängigkeit verringert.

Bereiche wie der soeben angesprochene Kunden-Support zählen bei vielen Unternehmen zu deren Kernkompetenzen, denn exzellente Betreuung ist Teil der Customer Journey – heute mehr denn je. Mittelständische Unternehmen fokussieren daher auf ihre Kernleistungen; im Gegenzug rentiert es sich für sie, ausgewählte Leistungen, wie eben die Lohnverrechnung, an externe Spezialisten auszulagern.

Die Entwicklung des Internet trägt bei, dass Outsourcing eine nutzbringende Alternative ist. Denn die heutige Technologie ermöglicht, Unternehmensdaten sicher und gleichzeitig einfach mit externen Partnern auszutauschen. Auch Prozesse lassen sich auf diese Weise selbst über große Entfernungen hinweg gemeinsam abwickeln. Damit haben Sie stets Zugriff auf alle Daten und damit die Garantie, zu jeder Zeit die Daten auszuwerten (Statistiken, Kennzahlen für HR-Controlling etc.).

Checkliste: Soll ich die Lohnverrechnung outsourcen?

Soweit die Fakten. Mit der folgenden Checkliste ermitteln Sie nun konkret, ob Ihr Unternehmen reif ist, den Schritt ins Lohn-Outsourcing zu setzen.

  • Wenn unsere Lohnverrechnerin / unser Lohnverrechner ausfällt, haben wir keinen Ersatz.
  • Die Lohnverrechnung wird zusätzlich zu anderen Aufgaben gemacht, dies resultiert meist in Überstunden, die wir eigentlich vermeiden wollen.
  • IT-Ausstattung, Software Updates und Backup verursachen regelmäßig Zusatzkosten und sind dennoch kaum am Stand der Technik.
  • Lohnverrechnung ist für uns kein Alleinstellungsmerkmal, zeitlich entlastete Mitarbeiter könnten für unser Unternehmen wichtigere Aufgaben übernehmen.
  • Wir möchten alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig unser Risiko minimieren in Bezug auf Haftung, Arbeits- und Sozialrecht, Datenschutz, Revisionssicherheit.

Sollten Sie mehr als die Hälfte der Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, dann ist Lohn-Outsourcing für Sie eine interessante Alternative.

Und noch ein Tipp: Der Fachkräftemangel wird in allen Branchen spürbar und das betrifft auch die Spezialisten für die Lohnverrechnung. Bei einer potenziellen Vakanz in Ihrer Lohnverrechnung – sei es Pensionierung, Mutterschutz oder auch persönliche Veränderung bzw. Abwerben – empfehlen wir, über Outsourcing nachzudenken.

Fazit

Egal ob KMU oder Konzern – für jeden gelten die gleichen steuer- und sozialrechtlichen Vorgaben in der Lohnverrechnung. Der entscheidende Unterschied liegt in der Zahl der Mitarbeiter in der HR-Abteilung: Haben diese genügend Zeit und Know-how dafür, oder vernachlässigen sie damit strategische Aufgaben in der Personalentwicklung. Wenn Sie also vor der Frage stehen, worauf Ihre Mitarbeiter sich konzentrieren sollen, ist eine Antwort klar: Aus der standardisierten Lohnverrechnung ergibt sich kein Wettbewerbsvorteil.

Sie denken über Outsourcing nach? Dann informieren Sie sich doch über das Sage DPW Lohnservice. Wir erledigen Ihre Lohnverrechnung 100%-rechtssicher und zu transparenten Kosten.

Beitrag teilen Facebook Twitter LinkedIn XING

Weitere Artikel

30. Juli 2019 Personalanalyse mit Fakten

Die Finanzabteilung macht es schon lange, nämlich Controlling mit Analysetools. Auch Marketing und Vertrieb machen es schon lange, sie verwenden Analytics Werkzeuge, um Präferenzen und Verhalten von Interessenten oder Kunden zu tracken und damit zielgenaue Werbung zu konzipieren, inklusive Erfolgsmessung der Kampagnen. Einzig die Personalabteilung arbeitet oft noch ohne moderne Analysetools: In Ermangelung von datenunterstützten Entscheidungshilfen, etwa bei der Personalentwicklung, heißt es teilweise auf Erfahrung und Bauchgefühl zu vertrauen.
Die HR-Verantwortlichen sind sich durchaus dieses Mankos bewusst, denn der Mitarbeiter ist heute das wichtigste Asset, um im Wettbewerb die Nase vorn zu haben. Lesen Sie hier über strategische Personalanalyse basierend auf Fakten.

22. August 2019 Die EU-Richtlinie zum Whistleblowing aus arbeitsrechtlicher Sicht

Die EU-Richtlinie zum Whistleblower Schutz ist noch nicht in Kraft, es ist allerdings empfehlenswert, sich mit Grundlagen rechtzeitig vertraut zu machen, speziell in Bezug auf nationales Recht. In Österreich betrifft dies vor allem das Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG). Noch ist nicht abzusehen, ob der österreichische Gesetzgeber Änderungen resp. Anpassungen beschließen wird, wir bringen Ihnen einen ersten Überblick, worauf beim Einrichten von Meldesystemen zu achten sein wird. Es geht dabei um Betriebsvereinbarungen und die Zustimmung des Betriebsrats, bzw. jedes Mitarbeiters.

30. Oktober 2018 mBGM – Beitragsgruppen ade, hallo neues Tarifsystem

Die neue mBGM – die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung – wird als die größte Änderung der letzten Jahrzehnte in der Sozialversicherung bezeichnet. Im ersten Teil unserer Serie erfahren Sie, was mit dem neuen Meldewesen auf Sie zukommt und was die Ziele sind. Kompetente Unterstützung ist dabei gefragt: diese bekommen unsere Kunden auch im Rahmen unserer Seminarreihe zur mBGM.