Ressourcenfresser ausschalten, Freiräume schaffen

Mit den neuen Mitarbeitern aus dem Vertrieb sollte endlich der Schulungsplan gemacht werden! Aber schon wieder naht das Monatsende und jetzt sind zuerst einmal die Gehälter abzurechnen und zu überweisen. Kennen Sie diesen Spagat? Dann sind Sie nicht allein, denn in Umfragen sagen mehr als die Hälfte der Personaler, dass regelmäßig wiederkehrende Standardprozesse enorm viel Zeit fressen. Das wäre ein Anlass, über Lohn-Outsourcing nachzudenken – denn dies macht frei für das Kerngeschäft von HR, nämlich die Entwicklung der Mitarbeiter. Mit einer Checkliste erkennen Sie, ob Ihr Unternehmen reif dafür ist. Und Sie erfahren auch, warum gerade die Lohnverrechnung geeignet ist, ausgelagert zu werden.

Was ist Outsourcing

Beim Outsourcing übernimmt ein externer Dienstleister bestimmte Aufgaben Ihres Unternehmens. Sinnvollerweise sind das standardisierte Prozesse die klar abgegrenzt sind, regelmäßig wiederkehren und Fachwissen erfordern, wie eben im Bereich der Lohnverrechnung und rechtliche Erfordernisse.

Warum Lohnverrechnung gut geeignet ist

Die Lohnverrechnung ist kein Kernprozess Ihres Unternehmens, die Wertschöpfung erwirtschaften Sie anderswo. Zusätzlich ist die Abwicklung im eigenen Haus mit Risiken behaftet, denn viele gesetzliche Regelungen und Änderungen sind laufend zu beachten. Die Abrechnung muss jeden Monat korrekt erledigt werden, weil das die Mitarbeiter zurecht so erwarten. Fehler, die bei einer Abgabenprüfung entdeckt werden, können zu hohen Nachzahlungen führen.

Daher ist es nur logisch zu überlegen, diese Aufgabe an einen Spezialisten zu übertragen, die Vorteile liegen klar auf der Hand:

  • Sie benötigen kein Fachwissen dafür mehr im Haus
  • Das Ausfallrisiko, wenn Ihr Mitarbeiter aus der Lohnverrechnung ausfällt, ist minimiert
  • Die Kosten sind transparent und in der Regel niedriger
  • HR hat Zeit für Kernaufgaben wie Mitarbeiterentwicklung

Outsourcing – ja, aber richtig

Der zu Beginn herrschende Hype des Outsourcings hat in der Folge auch viele Rückzieher gebracht, daher gibt es im Mittelstand zum Teil Bedenken. Was ist heute anders?

Eine Zeitlang hat man komplette Bereiche ausgelagert, wie etwa den gesamten Kunden-Support. Solche Entscheidungen wurden vielfach wieder rückgängig gemacht, weil die Qualität nicht gepasst hat. Heute weiß man, dass es wirtschaftlich besser ist, nur Teilbereiche extern zu vergeben. So wird das Risiko der Abhängigkeit verringert.

Bereiche wie der soeben angesprochene Kunden-Support zählen bei vielen Unternehmen zu deren Kernkompetenzen, denn exzellente Betreuung ist Teil der Customer Journey – heute mehr denn je. Mittelständische Unternehmen fokussieren daher auf ihre Kernleistungen; im Gegenzug rentiert es sich für sie, ausgewählte Leistungen, wie eben die Lohnverrechnung, an externe Spezialisten auszulagern.

Die Entwicklung des Internet trägt bei, dass Outsourcing eine nutzbringende Alternative ist. Denn die heutige Technologie ermöglicht, Unternehmensdaten sicher und gleichzeitig einfach mit externen Partnern auszutauschen. Auch Prozesse lassen sich auf diese Weise selbst über große Entfernungen hinweg gemeinsam abwickeln. Damit haben Sie stets Zugriff auf alle Daten und damit die Garantie, zu jeder Zeit die Daten auszuwerten (Statistiken, Kennzahlen für HR-Controlling etc.).

Checkliste: Soll ich die Lohnverrechnung outsourcen?

Soweit die Fakten. Mit der folgenden Checkliste ermitteln Sie nun konkret, ob Ihr Unternehmen reif ist, den Schritt ins Lohn-Outsourcing zu setzen.

  • Wenn unsere Lohnverrechnerin / unser Lohnverrechner ausfällt, haben wir keinen Ersatz.
  • Die Lohnverrechnung wird zusätzlich zu anderen Aufgaben gemacht, dies resultiert meist in Überstunden, die wir eigentlich vermeiden wollen.
  • IT-Ausstattung, Software Updates und Backup verursachen regelmäßig Zusatzkosten und sind dennoch kaum am Stand der Technik.
  • Lohnverrechnung ist für uns kein Alleinstellungsmerkmal, zeitlich entlastete Mitarbeiter könnten für unser Unternehmen wichtigere Aufgaben übernehmen.
  • Wir möchten alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig unser Risiko minimieren in Bezug auf Haftung, Arbeits- und Sozialrecht, Datenschutz, Revisionssicherheit.

Sollten Sie mehr als die Hälfte der Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, dann ist Lohn-Outsourcing für Sie eine interessante Alternative.

Und noch ein Tipp: Der Fachkräftemangel wird in allen Branchen spürbar und das betrifft auch die Spezialisten für die Lohnverrechnung. Bei einer potenziellen Vakanz in Ihrer Lohnverrechnung – sei es Pensionierung, Mutterschutz oder auch persönliche Veränderung bzw. Abwerben – empfehlen wir, über Outsourcing nachzudenken.

Fazit

Egal ob KMU oder Konzern – für jeden gelten die gleichen steuer- und sozialrechtlichen Vorgaben in der Lohnverrechnung. Der entscheidende Unterschied liegt in der Zahl der Mitarbeiter in der HR-Abteilung: Haben diese genügend Zeit und Know-how dafür, oder vernachlässigen sie damit strategische Aufgaben in der Personalentwicklung. Wenn Sie also vor der Frage stehen, worauf Ihre Mitarbeiter sich konzentrieren sollen, ist eine Antwort klar: Aus der standardisierten Lohnverrechnung ergibt sich kein Wettbewerbsvorteil.

Sie denken über Outsourcing nach? Dann informieren Sie sich doch über das Sage DPW Lohnservice. Wir erledigen Ihre Lohnverrechnung 100%-rechtssicher und zu transparenten Kosten.

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