Mehr Verantwortung und Sichtbarkeit für die Personalabteilung

Unternehmenswachstum ist auch in Zeiten von Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz nach wie vor das Ergebnis menschlicher Entscheidungen. Es sind die Mitarbeiter, die mit ihren Ideen und ihrem Wissen ein Unternehmen weiterentwickeln. Die Personalabteilung spielt insofern angesichts des Fachkräftemangels eine entscheidende Rolle für die Zukunft und den Fortbestand eines Betriebs. Auf einem Markt, auf dem Talente dringend gesucht werden, muss sich die HR-Abteilung öffnen und neu positionieren: Sie muss vom Verwalter zum Gestalter der entscheidenden Ressource Mensch werden.

Freiräume für aktives Gestalten

Früher hatte die Personalabteilung die Rolle eines Sachbearbeiters, der im Hintergrund Aufgaben wie Urlaubsanträge, Lohnverrechnung oder die Spesenabrechnung erledigt hat. Heute muss sie sichtbar sein und die Weiterentwicklung von Unternehmen durch entsprechendes Personalmanagement aktiv gestalten. Dies reicht vom Recruiting der richtigen Talente und Fachkräfte bis hin zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter im Sinne ihrer Kompetenzen. Hierzu empfiehlt es sich, die HR-Abteilung in unmittelbarer Nähe bei den Funktionen anzusiedeln, an denen die strategischen Entscheidungen getroffen werden. Ein möglicher Ansatz wäre, HR-Funktionen direkt in der Geschäftsleitung zu verorten – und zwar nicht so, wie es im Mittelstand häufig der Fall ist, wenn beispielsweise der Firmeneigentümer oder Geschäftsführer die Personalagenden nebenbei mit erledigt. Human Resources sollte vielmehr als organisatorisch unabhängige Stabsstelle innerhalb der Geschäftsführung eines Unternehmens angesiedelt sein. Dies schafft Freiräume für aktives Gestalten jenseits der reinen Verwaltungstätigkeiten und sorgt für eine stärkere Professionalisierung der Personalarbeit. Ein derartiges Modell empfiehlt sich bereits für Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitern.

HR-Arbeit muss digital werden

Wenn Unternehmen ihre HR-Prozesse professionalisieren wollen, empfiehlt es sich, nicht nur die organisatorischen Abläufe neu zu strukturieren, sondern auch einen Blick auf die IT-Infrastruktur zu werfen. Effiziente HR-Arbeit kann heute nicht mehr mit Instrumenten von gestern à la Excel & Co. betrieben werden. Zudem werden papierlastige Prozesse und die klassische Personalakte als Aktenordner im Schrank den Ansprüchen von Bewerbern und Mitarbeitern nicht mehr gerecht. HR-Arbeit muss digital werden.

Sage bietet mit Sage DPW in Österreich eine entsprechende HR-Gesamtlösung an. Personalverantwortliche können damit über ein System ihr gesamtes Aufgabenspektrum erledigen – von der Personalverrechnung, Personalkostenplanung und Reisekostenabrechnung, über Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und -controlling, bis hin zur digitalen Personalakte und Recruiting. Über das Web-Portal der Software können Mitarbeiter und deren Führungskräfte viele Aufgaben direkt miteinander auch unabhängig von der HR-Abteilung erledigen, wie etwa die Einreichung und Genehmigung von Urlaubstagen oder die Dokumentation von Ergebnissen aus Mitarbeitergesprächen. Damit sind über das System auch Themen wie Personalentwicklung und Kompetenzmanagement abgedeckt, die für eine erfolgreiche Weiterentwicklung eines Unternehmens von zentraler Bedeutung sind.

Engere Vernetzung von HR mit anderen strategisch relevanten Unternehmensbereichen

Für effiziente digitale Prozesse muss sich die HR-IT aber stärker mit anderen Abteilungen vernetzen und neu organisieren. Das ist nicht immer einfach, denn die Personalabteilung ist aufgrund der dort verwalteten Daten in vielen Unternehmen hinsichtlich der implementierten IT-Systeme stark von der üblichen Infrastruktur abgeschottet. Eine Möglichkeit, die HR-Abteilung im Blick auf die IT-Systeme stärker an das gesamte Unternehmen anzubinden ist, eine gemeinsame Schnittstelle zur Finanzabteilung zu definieren. Damit rückt die Personalabteilung näher an die Geschäftsführung heran (im Mittelstand berichtet die Buchhaltung in der Regel direkt an den CEO). Gleichzeitig wird gewährleistet, dass Prozesse effizienter ablaufen und Synergien, beispielsweise in der Lohnabrechnung, gebildet werden und sensible Daten trotzdem geschützt bleiben.

Employer Branding: HR meets Marketing

Eine weitere Abteilung, mit der HR enger vernetzt sein sollte ist das Marketing, welches in Unternehmen nach wie vor in traditioneller Weise auf die Produkte fokussiert. Personalmarketing – auch Employer Branding genannt – ist dagegen überwiegend im Verantwortungsbereich von HR. Dabei verwenden beide Abteilungen dieselben Kanäle von Social Media bis klassischer Werbung, um sich attraktiv zu positionieren. Aus Sicht von Bewerbern und Kunden, die durchaus auch zu potenziellen Mitarbeitern avancieren können, ist es empfehlenswert, die Zusammenarbeit von HR und Marketing zu intensivieren und sich im Sinne konsistenter Botschaften hinsichtlich der Produkte, die ein Unternehmen produziert, und seinem Image als Arbeitgeber nach außen zu präsentieren.

Daher ist es Aufgabe der Geschäftsleitung, dafür zu sorgen, dass HR und Marketing eng zusammenarbeiten. Im Ergebnis bedeutet das auch einen Paradigmenwechsel für das Marketing: weg von einer rein umsatzgetriebenen Zielsetzung und hin zu einer holistischeren Aufgabenbeschreibung, die beispielsweise auch die interne Mitarbeiterkommunikation mit umfasst. So könnte Marketing zum Beispiel neue Dienstanweisungen attraktiv und gut lesbar aufbereiten, während die Inhalte durch HR bereitgestellt werden.

Gestalten heißt zusammenarbeiten

Wenn HR im ganzen Unternehmen sichtbar werden und nicht nur punktuell in Erscheinung treten soll , etwa bei der Einstellung neuer Mitarbeiter oder bei der monatlichen Lohnabrechnung, dann bedeutet das mehr Kommunikation nach innen und außen, eine engere Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und ein verstärkt vernetztes Denken. Dies stellt neue Anforderungen an die Personalverantwortlichen, auch hinsichtlich ihrer IT-Kenntnisse, und erfordert den Einsatz moderner IT-Werkzeuge. Wenn Unternehmen den Mut haben, in diesen Paradigmenwechsel zu investieren und ihre HR vom Verwalter zum Gestalter zu transformieren, dann werten sie damit nicht nur die Personalarbeit an sich auf, sondern stellen damit auch sicher, dass sie auch künftig auf Erfolgskurs bleiben.

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