5 gute Gründe für HR-Software in der Cloud

HR-Software in der Cloud betreiben

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Software immer aktuell ist? Und wie kann ich die Sicherheit meiner Anwendung erhöhen? Die Antwort auf diese und ähnliche Fragen ist die Cloud. Die Idee, Daten und Software nicht mehr auf dem eigenen PC oder Server zu speichern, sondern in der Cloud zu nutzen, bietet für viele Bereiche Vorteile, auch für HR-Software. Das sind die Gründe:

1. Flexibles Arbeiten steigert die Produktivität

Wer Cloud sagt, sagt auch Flexibilität. Das HR-Team hat immer und überall Zugriff auf Informationen, und zwar im Büro, Home-Office und unterwegs; so kann auf aktuell eingehende Bewerbungen oder Anfragen schnell reagiert werden. Das nützt ebenso Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie deren Vorgesetzten, sie können jederzeit eine Reiseabrechnung machen oder einen Urlaubsantrag genehmigen.
Denken Sie auch daran: Wer moderne Anwendungen bietet und damit auch Home-Office ermöglicht, positioniert sich als attraktiver Arbeitgeber.

2. Profis schützen sensible Personaldaten

Die Anzahl von Cyberangriffen hat um 201% zugenommen; mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen sagte, dass solche Cyberangriffe deren geschäftliche Existenz bedrohen – das sind Ergebnisse der Studie Cyber Security in Österreich 2023. Für IT-Sicherheit braucht es heute Profis, die sich mit Disaster Recovery, Ransomware, Encryption, Firewall und noch viel mehr auskennen. Sind das alles Begriffe, die Ihnen nichts sagen? Wenn die HR-Software in der Cloud betrieben wird, kümmert sich ein Expertenteam im Rechenzentrum im 24/7 Betrieb um IT-Sicherheit, Compliance, DSGVO-konforme Datensicherung und Backups, sodass die Personaldaten bestmöglich vor Verlust geschützt sind.
Denken Sie auch daran: Ein eigenes IT-Team könnte solch geballtes Expertenwissen nicht aufbauen, bzw. würde das riesige Investitionen in Security-Werkzeuge und laufende Schulungen erfordern. In der Cloud profitieren speziell KMU von Top-Datensicherheit zu günstigen Preisen.

3. Rasche Inbetriebnahme, immer aktuell

Technologie soll ein Mittel zum Zweck sein, denn das Kerngeschäft der meisten Unternehmen ist nicht IT, sondern eben eine Bäckerei oder andere Produkte bzw. Dienstleistungen. Mit der Cloud tritt Technologie in den Hintergrund, weil Software muss nicht mehr von der eigenen IT auf Servern installiert werden, Updates müssen nicht mehr regelmäßig selbst eingespielt werden. Eine Cloudlösung ist sofort einsatzbereit und immer am aktuellen Stand, sie kann nach Bedarf jederzeit um zusätzliche Funktionen oder Lizenzen erweitert werden.
Denken Sie auch daran: Die Anzahl gesetzlicher Änderungen in der Personalverrechnung ist in den letzten Jahren massiv gestiegen. Eine korrekte Lohnabrechnung funktioniert nur mit Software-Unterstützung, die stets am aktuellen Stand ist. Mit einer Cloud-Lösung sind Sie unabhängig von den oft knappen Ressourcen der eigenen IT.

4. Das zahlen, was tatsächlich genützt wird

Pay-as-You-Go heißt das Konzept, das die Kosten von Cloudlösungen so interessant macht. Benötigte Funktionen werden ausgewählt und Lizenzen können, abhängig von der Mitarbeiteranzahl, entsprechend den Kündigungsfristen leicht geändert werden. Diese sogenannte Skalierung hilft Kosten sparen, weil Unternehmen nicht in eigene Rechner investieren müssen, die dann jahrelang vor Ort betrieben werden müssen, egal ob und wieviel sie genutzt werden.
Denken Sie auch daran: Sie wollen der Belegschaft einen neuen Service bieten, zum Beispiel dass sie ihre Reiseabrechnung auch mobil am Smartphone machen können. Wenn die Personal-Software Ihres Anbieters eine Cloud-Lösung ist und solch eine mobile Funktion hat, dann kann der Service rasch und einfach freigeschaltet werden. Als Ergebnis punktet die Personalabteilung mit gutem Service und außerdem profitieren alle Beteiligten sofort von einer einfacheren Reiseabrechnung.

5. Nachhaltige IT rechnet sich

Hardware selbst zu betreiben, kostet Energie, denn Server brauchen Strom für den Betrieb und zur Kühlung. Große Rechenzentren arbeiten nachhaltiger, denn sie haben bessere Möglichkeiten für Abwärme-Management und Stromerzeugung vor Ort. Durch Einsatz von Storage-Technologien für eine sparsame Datenspeicherung (z.B. Deduplizierung oder Komprimierung) werden ebenfalls Ressourcen gespart. Server sind außerdem im Rechenzentrum besser ausgelastet, weil sich mehrere Unternehmen die Hardware teilen; dabei stellen Maßnahmen selbstverständlich sicher, dass jedes Unternehmen nur auf seine eigenen Daten Zugriff hat.
Denken Sie auch daran: Die Klimakrise ist da, aber Maßnahmen zur CO₂-Reduktion scheitern dennoch oft am Geld. In Zeiten steigender Energiepreise rechnet sich der Betrieb einer HR-Lösung in der Cloud doppelt: Weniger Energieverbrauch heißt weniger für die Stromrechnung zahlen und gleichzeitig weniger Treibhausgasemissionen. Eine Win-Win Entscheidung.

Kein Trend mehr, sondern ein Standard

Wer sich für HR in der Cloud entscheidet, befindet sich in guter Gesellschaft. Cloud-Computing hat sich von einer aufstrebenden Technologie zu einem Standard entwickelt; Unternehmen, die keine Cloud-Lösungen nutzen, sind mittlerweile die Ausnahme, hat der Cloud-Monitor 2023 ermittelt. Fortschreitende Digitalisierung, strengere Datenschutzbestimmungen, Streben nach Wettbewerbsfähigkeit und Nachhaltigkeitsziele treiben diese Entwicklung. Dazu gibt es aufschlussreiche Zahlen, welche die soeben genannten 5 Gründe unterstreichen:

• 93% der Unternehmen aus Österreich vertrauten 2023 auf Cloud-Computing.
• 43% haben eine Cloud-First Strategie (2022 waren es erst 33%). Cloud First bedeutet, dass alle Systeme und Daten, die sich für die Cloud eignen, aus der Cloud bezogen werden.
• 23% setzen auf Cloud Only, das heißt, sie beziehen alle Rechenleistungen aus der Cloud. Das ist eine Verdreifachung gegenüber dem Jahr davor.
• 54% der Unternehmen bewerten Cloud-Dienste als Must-have für neue flexible Arbeitsformen.
• 51% betrachten Cloud-Computing als unerlässlich, um die Energieeffizienz zu steigern, bzw. den Energieverbrauch zu senken.