Die EU-Whistleblower-Richtlinie reagiert darauf und bringt die Verpflichtung, Meldesysteme einzuführen, damit Betrugsfälle von Mitarbeitern einfacher und vor allem sicherer gemeldet werden können. Betroffen sind alle Unternehmen mit 50 Mitarbeitern oder mehr sowie Unternehmen aus bestimmten Bereichen und dem öffentlichen Sektor losgelöst von deren Mitarbeiteranzahl.
Doch was sollten Sie bei der Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie bedenken? Hier die 5 wichtigsten Tipps:
1. Beachten Sie Fristen: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um zu beginnen
Bereits im kommenden Jahr muss die EU-Whistleblower-Richtlinie in österreichisches Recht umgesetzt sein. Da die Implementierung Aufwand für Unternehmen erfordert, ist es wichtig, rechtzeitig damit zu beginnen. Selbst wenn die Implementierung rasch erledigt ist, knüpfen daran erst Erfahrungen im Echtbetrieb, die allenfalls zu „Nachjustierungen“ führen können. Dafür sollte man genügend Zeit im Vorfeld einplanen, um später nicht in zeitliche Bedrängnis zu geraten.
2. Informieren Sie sich bei Experten
Holen Sie sich fachliche Unterstützung, sowohl in puncto Beratung, als auch mit einer passenden Software-Lösung, die für Übersicht und fristgerechte Prozesse sorgt. So bietet Sage in Kooperation mit Deloitte Legal Dienstleistungen rund um die Whistleblower-Richtlinie an.
3. Die Lösung muss zu Ihrer Unternehmensgröße und -struktur passen
Vom Briefkasten, über das Telefon, bis hin zum digitalen Meldekanal – die Möglichkeiten sind vielfältig. Wir haben die Vor- und Nachteile der wichtigsten Meldekanäle hier für Sie zusammengefasst.
Wenn Sie sich für den Einsatz eines digitalen Meldekanals entscheiden, sollten Sie bei der Auswahl vor allem folgende Kriterien beachten:
- Die Lösung muss zu Ihrer Organisationsstruktur und Unternehmensgröße passen, denn die Preisunterschiede sind groß. Für KMU empfiehlt sich u.a. die Lösung von Sage.
- Transparentes Preismodell bei den Aufwänden
- Sichere Datenverarbeitung im Inland
- Rasche und rechtssichere Implementierung
- Einfache Anwendbarkeit
4. Beachten Sie rechtliche Rahmenbedingungen
Bei der rechtskonformen Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie ist Fachwissen gefragt. Es ist empfehlenswert, sich rechtzeitig mit den relevanten Rechtsthemen etwa im Hinblick auf Datenschutz und Vereinbarungen mit dem Betriebsrat auseinanderzusetzen. Hier sollte jedenfalls rechtlicher Rat eingeholt werden.
5. Planen Sie ausreichend Zeit für die Implementierung ein
Planen Sie ein Jahr für Umsetzung und Tests ein, so haben Sie genügend Zeit, mögliche Fehlerquellen zu korrigieren oder Prozesse zu optimieren.
