Warum sie besser als Mail funktionieren

Es passiert immer wieder und ohne böse Absicht: Ein Mail bleibt unbeantwortet, weil es im vollen Postfach übersehen wurde. Doch es gibt eine Lösung. Wie Ihre HR-Infos verlässlich (ohne Mail) die Belegschaft erreichen und Sie zusätzlich wissen, wer was gelesen hat – das erfahren Sie hier.

Wichtige Infos können untergehen …

  • „Da kam doch letzte Woche ein Mail von der Personalabteilung, dass ich ein Dokument lesen soll, aber wo ist diese Nachricht?“
  • „Gestern war in der Firma Grippeimpfaktion, aber ich war im Home-Office und habe das versäumt. Hat mir das niemand geschrieben oder ist das in der vollen Mailbox untergegangen?“

So sehen Fragen aus Empfänger-Perspektive aus. Umgekehrt gibt es bei jedem Mail ebenso die Absender-Perspektive, in diesem Fall die Personalabteilung, die sich auch Fragen stellt; denn sie möchte ja, dass ihre Benachrichtigungen ankommen und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Nutzen bringen.

  • „Auf unser Mail mit der neuen Benefits-Regelung, dass Firmenfahrräder jetzt beruflich und privat kostenlos genutzt werden können, haben noch nicht alle geantwortet. Aber wer und wie viele fehlen noch?“
  • „Warum sind so wenige zur Impfaktion gekommen? Ist da kein Interesse oder haben manche unsere Mail-Info übersehen?“

… weil wir zu viele Mails bekommen

Solche oder ähnliche Situationen kennen wir alle, denn in der täglichen E-Mail-Flut gehen Nachrichten leider immer wieder unter. Und das liegt nicht daran, dass wir keine Mails lesen oder sie schlecht sortieren. Das Problem ist allgemein und liegt wo anders:  Berufliche Mail-Postfächer werden immer voller, hat der Digitalverband Bitkom auf Grundlage seiner Umfrage festgestellt. Demnach gehen durchschnittlich 42 Mails täglich in jedem beruflichen Postfach in Deutschland ein; 2021 waren es 26 Mails. Jede zwölfte Person erhält täglich sogar mehr als 100 Mails. „Corona hat nicht nur die Digitalisierung beschleunigt, Corona hat auch der E-Mail zu einem zweiten Frühling verholfen“, sagt Bernhard Rohleder von der Bitkom. Und er sagt noch etwas Wichtiges dazu: „Die vielen Kollaborations-Tools ersetzen die E-Mail nicht, sie ergänzen sie – noch.“

Gibt es eine Alternative zu Mails?

„Die Kollaborations-Tools ergänzen die E-Mails – noch.“ Das ist der Schlüsselsatz. E-Mails sind der gewohnte Kommunikationsweg und für externe Lieferanten- oder Kundenkontakte sind sie weiterhin erste Wahl. In der internen Kommunikation macht es jedoch Sinn, E-Mails zu ersetzen, eben indem Kollaborations-Tools genutzt werden.

Das Kollaborations-Tool, das Aufgaben und Informationsfluss zwischen Personalabteilung und Belegschaft unterstützt, ist die HR-Software. Damit können über ein Portal, manchmal auch via App, HR-relevante Aufgaben erledigt werden, wie zum Beispiel die Reiseabrechnung vom Vertriebler Hannes Schmid: Er muss kein Mail mehr an seine Chefin und die Personalverrechnung schicken, sondern die gesamte Kommunikation von Antrag mit Unterlagen, Freigabe bis zur Info an die Personalverrechnung läuft automatisiert in der HR-Software. Immer mehr Personalabteilungen setzen auf solche Prozesse. Sie sind verlässlich, transparent, sparen Zeit – und sparen E-Mails.

Doch was ist mit den am Anfang beschriebenen Info-Mails über die neue Benefits-Regelung oder über die Impfaktion? Wie kann HR sicherstellen, dass diese Benachrichtigungen von allen wahrgenommen werden?

So kommt die Botschaft an

Statt Mails zu verschicken, ist es für die Personalabteilung effizienter, direkt im HR-Tool zu kommunizieren, denn das wird sowieso von der Belegschaft für die HR-bezogenen Aufgaben im Alltag genutzt. Dies ermöglichen HR-Lösungen, die über eine Benachrichtigungs-Funktion verfügen. Das funktioniert dann so: Sobald Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter das HR-Portal oder die App aufrufen, um zum Beispiel ihre Reiseabrechnung zu machen, erhalten sie automatisch alle für sie relevanten Benachrichtigungen angezeigt.

Für jeden Benachrichtigungstyp die passende Aktion

Je nach Dringlichkeit, oder wenn eine Antwort oder Aktion erforderlich ist, hat die Personalabteilung verschiedene Gestaltungs- und Kontroll-Möglichkeiten:

  • Allgemeine Informationen, wie die Vorstellung eines neu gegründeten Teams, werden nach Öffnen der Nachricht automatisch als „gelesen“ markiert.
  • Wichtige Informationen, etwa über die neue Benefits-Regelung mit den Fahrrädern, müssen von jeder Mitarbeiterin oder jedem Mitarbeiter aktiv bestätigt werden, dass die Nachricht gelesen und verstanden wurde.
  • Entscheidungen oder Abstimmungen, z.B. ob jemand zur Grippeimpfaktion kommen wird, können als Umfrage versendet und direkt beantwortet werden.
  • Aufgaben, wenn etwa die neu eingetretene Mitarbeiterin Susanne Bauer fehlende Unterlagen an die Personalabteilung schicken soll, werden ebenfalls direkt erledigt, indem Frau Bauer eine Benachrichtigung erhält und ihre Unterlagen hochlädt.

Vorteile von HR-Benachrichtigungen

Eine Funktion für Benachrichtigungen und Kommunikation innerhalb der Personal-Anwendung nutzt allen Beteiligten:

  • Personal-Informationen sind dort, wo sie hingehören, nämlich in der HR-Software. Sie werden damit besser wahrgenommen und leicht gefunden; in der zunehmenden Mail-Flut kann nichts mehr untergehen.
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen sowieso regelmäßig das HR-Portal und haben dort automatisch alle personalbezogenen Informationen im Blick; dringliche Aufgaben werden außerdem hervorgehoben.
  • Die Personalabteilung hat stets den aktuellen Überblick: Wer hat was gelesen? Wer hat schon geantwortet, bzw. wer noch nicht?
  • Wichtige Nachrichten, bzw. wo etwas zu tun ist, kann HR hervorheben, ein Fälligkeitsdatum setzen und/oder eine Erinnerung verschicken.

Auf den richtigen Draht kommt´s an

Marketing Verantwortliche wissen und tun es schon lange: Um Kundinnen und Kunden anzusprechen, wählen sie den passenden Info-Kanal, d.h. sie posten genau dort, wo ihre Zielgruppe anzutreffen ist: Manchmal ist das ein Newsletter per Mail, viel öfter jedoch ein Social-Media-Kanal, unterschiedlich je nach Altersgruppe von Facebook über Instagram bis Tik-Tok. Auch privat machen wir das bereits: die Familiengruppe schreibt auf Signal, was jede und jeder gerade macht; der Kinobesuch am Wochenende wird über WhatsApp im Freundeskreis vereinbart; die Yogagruppe postet ihre Termine auf Facebook. Mails werden privat kaum mehr verschickt, sondern wir wissen, wo wir welche Menschen erreichen oder Informationen erhalten können. Daher ist es ein logischer Schritt, wenn die Personalabteilung  für ihre Kommunikation mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern HR-Benachrichtigungen nutzt.

Beitrag teilen Facebook Twitter LinkedIn XING

Weitere Artikel

9. November 2021 Cyber-Security – Teil 1

Hackerangriffe nehmen zu, auch weil Daten im Home-Office oft weniger geschützt sind. Lesen Sie in diesem ersten Teil Statistiken mit Analysen, welche Bedrohungen es gibt und wie Cyberkriminelle sich Zugang zu wertvollen Firmendaten verschaffen.

19. Januar 2024 Lohnsteuer 2024

Für das Jahr 2023 und 2024 wurden wieder zahlreiche gesetzliche Änderungen im Steuerrecht beschlossen, die den Bereich der Personalverrechnung betreffen. Wir haben die Neuerungen für Sie zusammengefasst.

6. April 2020 Mobiles Arbeiten

Viele Mitarbeiter sind derzeit nicht im Betrieb, sondern mobil tätig, in der Regel von zu Hause aus. Von Produktivität, Work-Life-Balance, Cyber-Security bis zu Tipps zur sicheren Umsetzung– wir haben Ihnen ein Info-Paket zusammengestellt, das Ihnen auch für die Zeit nach Corona Nutzen bringt.