Es beginnt bei den vollständigen Unterlagen
Bei der Vorbereitung auf die GPLA-Prüfung denkt jeder naheliegender weise zuerst an jene Belege, die direkt der Lohnverrechnung zuzuordnen sind; das sind Lohnkonten, Lohnzettel, Arbeitszeitaufzeichnungen, Urlaubskartei oder Aufzeichnungen für Zulagen. Ebenso erforderlich sind jedoch auch Unterlagen, die indirekt mit der Lohnverrechnung zu tun haben; bereiten Sie daher ebenso Buchhaltungsbelege, Werkverträge oder Honorarabrechnungen vor.
Achtung: Sollten Unterlagen nicht vorgelegt werden, kann es auch zu Strafen nach dem Lohn- und Sozialdumpinggesetz kommen, diese beginnen bei EUR 1.000 pro Mitarbeiter. Sorgen Sie daher für vollständige und lückenlose Belege.
Häufige Fehlerquellen und wie Sie diese vermeiden
Aus langjähriger Erfahrung bei Prüfungen treten die meisten Fehlerquellen im Zusammenhang mit der Arbeitszeit auf. Das sind einige typische Stolpersteine:
- Beachten Sie, dass Überstunden auch schon vorliegen, wenn der Mitarbeiter die Normalarbeitszeit täglich überschreitet, auch wenn die Wochensumme nicht überschritten wird. Für Überstunden ist zumindest 50% mehr zu zahlen.
- Die richtige Einstufung der Mitarbeiter ist ein kritischer Punkt, weil diese sich auf die Lohnhöhe und Sonderzahlungen direkt auswirkt. Das heißt, als Dienstgeber müssen Sie erstens den richtigen Kollektivvertrag anwenden und zweitens die richtige Lohn- oder Beschäftigungsgruppe wählen und drittens auch etwaige Vordienstzeiten berücksichtigen.
- Nur weil der Anspruch auf etwaige Schmutz-, Erschwernis- oder Gefahrenzulagen besteht, sind diese nicht automatisch steuerfrei.
- Sachbezüge, die über etwaige Steuerbefreiungen (Mitarbeiterrabatte, Weihnachtsgeschenke) hinausgehen, wie Geschenke oder Vorteile der Mitarbeiter, müssen Sie ebenfalls versteuern und sozialversicherungstechnisch berücksichtigen.
Lohndumping zahlt sich nicht aus
Die korrekte Verrechnung der Löhne ist ein wesentlicher Teil der Prüfungen im Rahmen der GPLA, daher verdient dieser Punkt Ihre spezielle Aufmerksamkeit. Lohndumping liegt dann vor, wenn ein Mitarbeiter zu wenig Lohn ausbezahlt bekommt. Das kann verschiedene Gründe haben: Der Mitarbeiter wird nicht laut Kollektivvertrag-Entgelt bezahlt oder er wurde falsch eingestuft oder es werden nicht alle Stunden bzw. Überstunden ausbezahlt, die er geleistet hat.
Im Fall von Lohndumping drohen massive Strafen, die im Rahmen von EUR 1.000 bis EUR 50.000 pro Mitarbeiter liegen. Die Höhe hängt davon ab, ob ein Wiederholungsfall vorliegt und ob mehrere Mitarbeiter betroffen sind.
Die GPLA wird zur PLAB – was ändert sich für Unternehmen
Bis jetzt wurde die GPLA-Prüfung abwechselnd durch die Finanzverwaltung und die Gebietskrankenkassen durchgeführt. Die neue PLAB – die Prüfung von Lohnabhängigen Abgaben und Beträgen – wird ab 2020 nur mehr durch die Finanzverwaltung durchgeführt, und zwar in Form einer gänzlich eigenen Behörde. Geprüft wird weiterhin dasselbe, nämlich Lohnsteuer, Sozialversicherung und Kommunalabgabe für die Gemeinden.
Mit dieser Zentralisierung in einer Behörde soll die Verwaltung vereinheitlicht werden. Als Unternehmen haben Sie den Vorteil, dass das Vorgehen und die Rechtsauslegung vereinheitlicht werden. Denn während es früher 19 Prüfstellen, nämlich 10 Gebietskrankenkassen und 9 Finanzämter gab, reduziert sich das nun auf eine Behörde; dies ist übrigens unabhängig von der gerade beschlossenen Zusammenlegung der Krankenkassen.
Das Rechtsmittelverfahren, wenn Sie mit einer Prüfung nicht einverstanden sind, bleibt für Unternehmen gleich wie bisher. Denn die neue Behörde prüft und liefert ein Ergebnis, den Bescheid verfasst aber jede Stelle separat. Sie müssen daher weiterhin bei der jeweiligen Stelle Beschwerde einlegen, also dann bei der Österreichischen Gesundheitskasse, beim Betriebsstätten-Finanzamt oder bei der Gemeinde.
Aus Sicht der Unternehmen ändert sich daher nicht viel beim Wechsel zur PLAB, außer dass nun immer jemand von der Finanzverwaltung als Prüfer kommt. Daher wird auch die Überprüfung von Lohndumping nicht mehr durch die GKK erfolgen, sondern durch die PLAB.
Alles über die GPLA beim nächsten HR-Expertentreff
Mehr erfahren Sie beim Sage HR-Expertentreff „Achtung Abrechnungsprüfung“, im Februar und März 2019 auf Tour durch ganz Österreich. Hier sehen Sie alle Termine, die Agenda und Sie können sich gleich anmelden: https://www.sagedpw.at/dpw/hr-expertentreff-2019
