So macht HR Schluss mit der Zettelwirtschaft

Eine elektronische Personalakte funktioniert viel besser als die dicken Aktenordner aus Papier, wo man oft lange suchen muss. Wir geben Ihnen Tipps, worauf Sie bei der Lösungsauswahl achten sollten.

Es ist Zeit, Personaldaten zu digitalisieren

Wenn in Unternehmen abteilungsweit über Digitalisierungsschritte nachgedacht wird, ist in der HR-Abteilung die digitale Personalakte ein logischer Kandidat. Denn in den meisten Firmen werden Kundendaten schon lange in einem CRM-System (Customer Relationship Management) abgelegt und bei jedem Kontakt genutzt. Niemand kann sich mehr vorstellen, in Ordnern oder Karteikarten zu wühlen, wenn ein Kunde anruft und etwas bestellen will. Warum also sollte man die Ablage der Personaldaten nicht auch digitalisieren? Statt Papierberge zu verwalten, ermöglicht die digitale Personalakte ein modernes Personalmanagement und das kommt der ganzen Belegschaft zu Gute.

Vorteile und Tipps für die Lösungsauswahl

Was bringt meinem Unternehmen eine digitale Personalakte? Und was sollte eine umfassende Lösung für eine digitale Personalakte noch können? Für Ihre Entscheidungshilfe haben wir Ihnen vier relevante Punkte zusammengestellt:

  • Zentrale Ablage ermöglicht jederzeit Zugriff für Berechtigte: Wenn alle Personaldaten und Dokumente elektronisch gespeichert sind, kann HR standortunabhängig und auch mobil darauf zugreifen, etwa aus dem Home-Office. Das beschleunigt viele Prozesse.
    TIPP: Wählen Sie eine Lösung, wo auch die Beschäftigten über ein Web-Portal für sie relevante HR-Informationen unkompliziert eigenständig abrufen können, wie beispielsweise ihre Zeugnisse oder offene Urlaubstage. Das sorgt für mehr Transparenz und damit mehr Mitarbeiterzufriedenheit.
  • Dokumente griffbereit statt langem Suchen: Wie oft und wie lange suchen Sie täglich in Papierordnern? Eine übersichtlich strukturierte elektronische Datenbasis ermöglicht Ihnen, schnell das gewünschte Dokument aufzurufen, und zwar in seiner aktuellen Version.
    TIPP: Hilfreich ist, wenn die Lösung auch Checklisten ermöglicht. Mit so einem internen Kontrollsystem kann automatisch geprüft werden, ob die Personalakte eines Arbeitnehmers vollständig ist; ebenso können Fristen für Aufgaben gesetzt werden. Das erhöht die Qualität und beschleunigt wiederum HR-Prozesse.
  • Datenschutzvorgaben erfüllt: Sensible personenbezogene Daten sind das zentrale „Produktionsmittel“ jeder Personalabteilung. Aber wie sieht es im Alltag aus? Ein Ordner, der auf dem Schreibtisch liegengelassen wurde, ein offener Aktenschrank – all das kann zu unberechtigtem Zugriff auf diese Daten führen. Mit einer digitalen Personalakte sind die sensiblen Personendaten geschützt, denn je Dokument können individuelle Rechte vergeben werden.
    TIPP: Bei der Auswahl der Lösung sollte geachtet werden, dass die gesetzlichen Vorgaben in Österreich und von der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllt sind, wie Einhalten der Löschfristen oder restriktive Zugriffsberechtigungen.
  • Papierlos arbeiten spart Kosten und schont die Umwelt: Mit einer digitalen Ablage aller Personaldokumente sparen Sie Aufwände für Papier, Drucker, Ordner, Kästen und Archivplatz.
    TIPP: Positionieren Sie HR als Vorreiter für Nachhaltigkeit. Die papierlose Personalakte freut auch die Umwelt, jeder Schritt zählt, um Ressourcen zu sparen.
  • Mehr Zeit für das Wesentliche: Auf einem angespannten Arbeitsmarkt ist die Personalabteilung mehr denn je gefordert. Die digitale Personalakte entlastet von administrativen Tätigkeiten und macht Ressourcen frei für Personalentwicklung und Recruiting.
    TIPP: Holen Sie sich bei der Lösungseinführung Unterstützung von Experten, denn Digitalisieren ist mehr als das Scannen von Papierdokumenten. Die Profis sagen Ihnen, wie Sie Prozesse optimieren, Berechtigungen vergeben (wer darf Dokumente hinzufügen, einsehen, ändern, löschen), wie Sie vor der Einführung Akten bereinigen (was ist aufbewahrungspflichtig und was nicht – das Aussortieren bringt Überblick und spart auch Geld beim Scannen) und vieles mehr.

Papierlose und zeitgemäße HR-Arbeit

Eine digitale Personalakte erleichtert die Erstellung, Verwaltung und Auswertung aller Personalinformationen. Mit einer durchdachten Einführung kann Human Resources durch Entlastung von Verwaltungstätigkeiten wertvolle eigene Ressourcen sparen und die gewonnene Zeit in aktive Personalpolitik einsetzen. Auch wird es immer mehr zur Selbstverständlichkeit, dass Unterlagen digital übermittelt und bearbeitet werden, das wird von einem Arbeitgeber heute erwartet.

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