Erfolgsgeschichte Wiener Kinderfreunde

Mehr Effizienz in der Personalabteilung dank Sage DPW

Die Wiener Kinderfreunde sind seit über 100 Jahren vielfältig pädagogisch tätig. Mit rund 2.200 MitarbeiterInnen sowie vielen ehrenamtlich Tätigen ist der gemeinnützige Verein die größte Familienorganisation in Wien. Im Mittelpunkt der Aktivitäten steht der Einsatz für eine kinderfreundliche Gesellschaft. Auf Basis sozialer und demokratischer Grundwerte werden vielfältige Aktivitäten, Bildungsangebote und andere pädagogisch hochwertige Leistungen für Familien angeboten. Als größter privater Kindergartenbetreiber Wiens (für circa 12.000 Kinder in 630 Gruppen in ihren 160 Häusern) sind die Wiener Kinderfreunde ein starker, verlässlicher Partner in Sachen Kinderbetreuung.

Solide Partnerschaft seit rund 15 Jahren

Die Zusammenarbeit zwischen den Wiener Kinderfreunden und Sage DPW begann 2006 mit der elektronischen Lohnverrechnung. „Ich erinnere mich noch sehr gut wie die Lohnverrechnung früher gehandhabt wurde.

Via Boten wurden unsere handschriftlichen Eingaben auf Papier für rund 900 Mitarbeiter zur Eingabe und Abrechnung zur damaligen Abrechnungsfirma gebracht. Dort wurde alles von einer Datentypistin manuell eingegeben. Darauf folgte eine erneute Bearbeitung von unserer Abteilung“, so Evelyne Kampf, Abteilungsleitung der Personalverrechnung über ihren Anfang bei den Wiener Kinderfreunden in den 1980er Jahren. Um diese Arbeitsprozesse zu vereinfachen, wurden in den folgenden Jahren diverse computergestützte Programme eingesetzt. Die abzurechnende Mitarbeiterzahl stieg von Jahr zu Jahr. Dadurch war die Gehaltsabrechnung auf Grund der Menge immer schwieriger zu managen. Dadurch stieß das Lohnverrechnungs-Team im Laufe der Zeit mit dem „alten Lohnverrechnungsprogramm“ an seine Grenzen. Ein ganzheitliches und flexibles HR-Managementsystem war gefordert. Nachdem mehrere Angebote für professionelle Softwarelösungen von der Personalabteilung eingeholt wurden, überzeugte schlussendlich Sage DPW.

„Sage DPW kannte ich bereits von Empfehlungen. Das umfassende HR-Software System mit individuell angepassten Modulen kam unseren Ansprüchen am nächsten“, erklärt Frau Kampf. Es folgte die Implementierung des Moduls „Lohn“. Zeitgleich wurde zudem eine komplizierte Schnittstellenproblematik zum Bereich Controlling von Sage DPW gelöst. „Wir haben nun eine Lohnverrechnung, die topaktuell ist und auch unseren individuellen Anforderungen entspricht.“

HR-Webportal: Digitale Zeiterfassung für die Mitarbeiter

2008 wurde in der Zentrale der Wiener Kinderfreunde für rund 100 Mitarbeiter Gleitzeit eingeführt. Sinnvoll war daher die damit einhergehende Implementierung einer Lösung zur digitalen Zeiterfassung. Die Familienorganisation entschied sich für das Sage DPW Portal. Seither haben die Mitarbeiter in der Verwaltung die Möglichkeit, sich am Terminal im Eingangsbereich der Zentrale einzuloggen. Mittels personalisierter Zugänge ist es ebenfalls möglich, selbstständig An- und Abwesenheiten zu erfassen. Außerdem erhalten die Mitarbeiter auf Knopfdruck ein umfassendes Bild von ihren Urlaubstagen, Arbeitszeiten und etwaigen Mehrstunden.

„Ein Großteil der Zettelwirtschaft gehört nun der Vergangenheit an, denn die gesamte Personalverwaltung wird nun über Sage DPW gesteuert. Sämtliche Prozesse im Verrechnungsbereich haben sich drastisch verkürzt und es wird sehr viel Zeit und Papier gespart“, so Frau Kampf. Geschätzt werden zudem die vielfältigen Möglichkeiten beim Personalcontrolling. Diverse Auswertungen und Reports sind für berechtigte Mitarbeiter, wie zum Beispiel Führungskräfte, jederzeit und unkompliziert möglich. Die Kennzahlen zu Personalkosten, Urlaubsständen und der Überblick über die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter ermöglichen ein stets aktuelles Bild. Das sorgt für zusätzliche Effizienz.

Sage DPW Trainings: informativ und professionell

Die HR-Mitarbeiter der Wiener Kinderfreunde schätzen besonders das Fortbildungsangebot von Sage DPW. Von Präsenztrainings wie dem Sage DPW Jahresseminar oder Schulungen zu den Softwareprodukten bis hin zu Webinaren über aktuelle Themen aus dem Arbeits- und Steuerrecht sowie der Personalverrechnung – bei Sage DPW findet jeder die passende Weiterbildung. „Die Webinare sind wirklich ausgezeichnet. Sie sind sehr professionell gestaltet und die Moderation ist „top“. Die aufgezeichneten Schulungsvideos und Webinare stehen auf der Trainingsplattform jederzeit auf meinem Arbeitsplatz zur Verfügung, was mir natürlich einiges an Zeit erspart“, so Frau Kampf.

In der täglichen Arbeit schätzt die Personalabteilung der Wiener Kinderfreunde die vielfältigen Funktionen der Sage DPW Produkte. Ebenso zählt, dass sich die Mitarbeiter auf die automatische Wartung und auf rasche Updates bei Gesetzesänderungen verlassen können. Besonders hervorgehoben wird der kompetente Support an der Hotline.

„Unsere gesamte Personalverwaltung wird nun über Sage DPW gesteuert. Sämtliche Prozesse im Verrechnungsbereich haben sich drastisch verkürzt und es wird sehr viel Zeit und Papier gespart.“

Evelyne Kampf
Abteilungsleitung der Personalverrechnung, Wiener Kinderfreunde