Erfolgsgeschichte Digitalisierung im Kulturbetrieb

Moderne Lohnverrechnung im Theater der Jugend

Mit nahezu 40.000 AbonnentInnen ist das Theater der Jugend das größte Theater für Kinder und Jugendliche Europas, wahrscheinlich der Welt. Thomas Birkmeir, der seit der Saison 2002/03 die künstlerischen Geschicke führt, bemüht sich gemeinsam mit seinem Team um lebendiges, vielfältiges und innovatives Theater, das die Frage der Mündigkeit des Einzelnen ins Zentrum stellt. Die an den beiden Häusern (Renaissancetheater und Theater im Zentrum) entwickelten Stücke wurden und werden in vielen Ländern erfolgreich nachgespielt, so dass das Theater der Jugend weit über die Grenzen der Stadt hinaus wirkt und Bekanntheit erlangt hat. Besonderes Augenmerk wird in die Gestaltung des Spielplans auf Ur- und Erstaufführungen gelegt. Ein zweiter Schwerpunkt der Arbeit liegt in der Förderung junger Talente, die neben etablierten Theaterstars auf den beiden Bühnen des Theaters der Jugend stehen. Acht bis zwölf Produktionen zeigt das Theater der Jugend pro Saison seinen fast 40.000 AbonnentInnen.

Beinahe 250.000 verkaufte Theaterkarten und eine Auslastung von rund 96 Prozent sprechen für sich: Das große Theater für kleine Leute ist seit nahezu neunzig Jahren brandaktuell.

Für diesen Erfolg sind nicht nur der Intendant und die vielen begabten Nachwuchs-KünstlerInnen verantwortlich, sondern auch das motivierte Team des Theaters. Für den reibungslosen Ablauf des Theaterbetriebes sorgen insgesamt 160 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Dementsprechend hoch ist der Administrationsaufwand in der Gehaltsabrechnung. Um diesen zu minimieren, setzt die Personalabteilung seit 2006 auf die elektronische Lohnverrechnung von Sage DPW.

Lohnverrechnung – rasch und unkompliziert

Gehälter werden am Theater der Jugend seit langem digital verarbeitet. Nachdem das alte Lohnverrechnungssystem nicht mehr zeitgemäß war und vom damaligen Anbieter auch nicht gewartet wurde, suchte Christiane S. Sommer, Leitung Personal, eine neue Lösung. Gefordert war ein Programm, welches individuell angepasst werden kann und für KMU geeignet ist. Schließlich entsprach das Angebotsportfolio von Sage DPW den Bedürfnissen der kreativen Spielstätte am ehesten. „Wir waren auf der Suche nach einem Lohnverrechnungsprogramm für speziell kleinere Betriebe und für Windows-Oberflächen. Sage DPW überzeugte uns rasch, da sich unsere Bedürfnisse als Kulturbetrieb perfekt an das Angebot anpassen ließen. Außerdem konnte ich mir die Software im Echtbetrieb persönlich ansehen. So haben wir uns für Sage DPW entschieden“, erklärt Christiane S. Sommer. Innerhalb eines halben Jahres erfolgte die Einarbeitung des Moduls „Lohn“. Dabei wurde am intensivsten während der zwei Monate Theaterferien im Juli und August am Projekt gearbeitet. Die Lohnverrechnung wurde an die individuellen Bedürfnisse des Theaters der Jugend angepasst und rasch vom Sage Team eingebettet. Heute nutzen drei MitarbeiterInnen in der Personalabteilung die digitale Lohnverrechnung. Neue User konnten sich sehr schnell im System zurechtfinden. Das Modul verfügt über eine benutzerfreundliche und übersichtlich gestaltete Oberfläche. Die Bedienung ist einfach und selbsterklärend. Darüber hinaus bietet Sage DPW – falls notwendig – für EinsteigerInnen unterschiedliche Trainings zu den einzelnen Modulen an.

Auf Knopfdruck: Auswertungen und Kalkulationen

Neben der vielseitigen künstlerischen Inszenierung und Förderung der Jugend erhalten auch das Rechnungswesen und die Buchhaltung das Theater am Leben. Tabellenkalkulationen und Analysen mussten dabei früher am Theater der Jugend von der IT für die Personalabteilung erledigt werden. Dies gehört schon lange der Vergangenheit an, da das Modul „Lohn“ von Sage DPW schnelle Auswertungen und Informationen garantiert. „Wir haben eine Lohnverrechnung, die topaktuell ist und stabil läuft. Es gibt keine Schnittstellenproblematik mehr zu anderen Anwendungen oder Dienstleistern außer Haus. Auf Knopfdruck erhalte ich zum Beispiel die Jahreslohnauswertung, die ich daraufhin sofort und unkompliziert an die Buchhaltung schicken kann“, freut sich Christiane S. Sommer über diese Zeitersparnis und Vereinfachung.

Gute Planung im Vorfeld

Die Umstellung oder Neueinführung einer Software in Unternehmen setzt eine umfangreiche Planung und gute Organisation voraus. Konkrete Vorstellungen, was die neue Software können muss, sollte den Verantwortlichen bereits im Vorfeld klar sein. So können die entsprechenden Wünsche und Bedürfnisse berücksichtigt und zeitgerecht umgesetzt werden. Christiane S. Sommer bestätigt: „Aus meiner langjährigen Erfahrung erachte ich das Erstellen eines Anforderungskataloges als besonders wichtig bei der Planung und Einführung von Lohnverrechnungsprogrammen. Das erleichtert die spätere Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten immens. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Abklärung von realistischen Vorlaufzeiten seitens des Softwareherstellers für solche Implementierungen. Bei Sage DPW funktioniert das sehr schnell und zeitgerecht“.

In der täglichen Arbeit schätzt das Team der Personalabteilung den lebendigen und regen Austausch mit den stets geduldigen Mitarbeitern von Sage DPW. Die Partnerschaft zeichnet sich durch eine sehr intensive und stets lösungsorientierte Zusammenarbeit aus: „Wir kennen einander nun seit Jahren und mir gefällt besonders, dass man mit Sage DPW in einem ständigen Dialog steht und gemeinsam mögliche Hindernisse stemmt. Bei Problemen haben unsere AnsprechpartnerInnen von Sage DPW stets rasch Lösungen erarbeitet“, so Christiane S. Sommer abschließend.

Zusammenfassung der Vorteile von Sage DPW

• lösungsorientierte und optimale Anpassung an Kundenbedürfnisse
• einfache Bedienung und benutzerfreundliche Oberfläche
• digitale und schnelle Auswertungen
• Zeitersparnis und geringeren Arbeitsaufwand

„Sage DPW überzeugte uns rasch, da sich unsere Bedürfnisse als Kulturbetrieb perfekt an das Angebot anpassen ließen. “

Christiane S. Sommer
Leitung Personal, Theater der Jugend