Erfolgsgeschichte Tradition trifft Digitalisierung

Schloss Schönbrunn macht seine Personalprozesse fit für die Zukunft

Das Schloss Schönbrunn gehört zu den Top 10 der Sehenswürdigkeiten in Österreich und wird jährlich von rund 2,8 Millionen Touristen besucht. Für einen reibungslosen Ablauf des Betriebes sorgen die rund 500 Mitarbeiter der Schloss Schönbrunn Kultur- und Betriebsgesellschaft, die auch die Kaiserappartements, das Sisi Museum, die Silberkammer, das Hofmobiliendepot und das Möbel Museum in Wien verwaltet. Aber auch Niederösterreich setzt bei der Verwaltung von Schloss Hof und Schloss Niederweiden auf die Expertise der Schloss Schönbrunn Kultur- und Betriebsgesellschaft.

Um den Tagesablauf bei den vielen Attraktionen des imperialen Erbes Österreichs zu regeln, braucht es eine perfekte Organisation der Angestellten, denn der Arbeitsalltag wird durch unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse, Dienstzeiten, Arbeitsorte und dem Einsatz von Mitarbeitern an sieben Tagen in der Woche bestimmt. Dementsprechend hoch ist der Administrationsaufwand und komplex das Personalmanagement. Um die Verwaltungstätigkeiten zu minimieren und das Hauptaugenmerk auf die Mitarbeiterentwicklung zu legen, setzen die Verantwortlichen seit 1992 auf HR-Lösungen von Sage DPW.

Der Beginn einer langfristigen Partnerschaft

„Gestartet wurde seinerzeit mit der elektronischen Lohnverrechnung. In den folgenden Jahren hat die Personalabteilung der Schloss Schönbrunn Kultur- und Betriebsgesellschaft ihr HR-System von Sage DPW sukzessive um weitere Module erweitert. „Sage DPW ist für uns in den vergangenen Jahrzehnten zu einem wichtigen Partner in Sachen Mitarbeiterverwaltung geworden. Mit individuell angepassten Modulen, wie Lohn, Zeit, Schriftverkehr oder Bildung sind wir im Unternehmen optimal aufgestellt“, erklärt Johann Kleemaier, Leiter HR. Heute wird alles – Eintritte, Austritte, der Monatsabschluss oder Änderungen bei den Mitarbeitern – digital verarbeitet.

Herausforderung Zeiterfassung: Das Ende der Excel-Liste

Teilzeit, Vollzeit, Saisonmitarbeiter, unterschiedlichste Dienstpläne, Verträge und Dienstorte – die Vielfältigkeit der Dienstverhältnisse ist mit einem hohen Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung des Kulturbetriebes verbunden. So wurden in der Vergangenheit Monat für Monat hunderte Excel-Listen abgegeben, die oftmals viele Fehler beinhalteten, sodass es immer wieder zu Unstimmigkeiten kam. Abhilfe schufen digitale Stechkarten und eine eigens von Sage DPW programmierte Schnittstelle, welche das Modul für die Zeiterfassung, in dem ca. 70 Umbuchungsmodelle, 100 Arbeitspläne und über 1000 verschiedene Tagesprogramme hinterlegt sind, mit der externen Software für die Personaleinsatzplanung verbindet. Was früher Zettelwirtschaft und Aktenanhäufung bedeutete, kann so dezentral auf Knopfdruck von berechtigten Mitarbeitern eingesehen und verarbeitet werden. Die Schnittstelle ist zudem so programmiert, dass sie bei Bedarf jederzeit flexibel und einfach an geänderte Bedingungen angepasst werden kann.

Die Digitale Urlaubsmeldung

Darüber hinaus arbeiten die Verantwortlichen der Schloss Schönbrunn Kultur- und Betriebsgesellschaft weiter an der Vereinfachung von Verwaltungs-Prozessen im Unternehmen. Bei jeder neuen Implementierung wurden die entsprechenden Abteilungsleiter, wie zum Beispiel die Schauraumleitung oder die Shop-Leitung, in das jeweilige Digitalisierungs-Projekt mit einbezogen. Das ist auch für Sage DPW ein großer Vorteil, denn so konnte man immer optimal auf die individuellen Bedürfnisse der Abteilungen eingehen. Vor rund einem Jahr kam es zur Implementierung des Webportals zur digitalen Urlaubsmeldung. Jede Führungskraft hat nun die Möglichkeit, die Urlaubsanträge seiner Mitarbeiter via Webportal elektronisch zu bearbeiten und genehmigen, erklärt Johann Kleemaier: „Zudem haben wir nun auf Knopfdruck einen Überblick über sämtliche Abwesenheiten unserer Mitarbeiter, über etwaige Zeitguthaben und noch verfügbare Urlaubstage.“ Auch für die Mitarbeiter ist das Sage DPW Webportal eine Erleichterung, da sie damit ihre Urlaubsanträge selbstständig und ohne Umweg über die Personalabteilung einreichen und mit ihrer Führungskraft abstimmen können. Dies führt zu effizienteren und schlankeren Verwaltungsprozessen im Personalmanagement sowie bei allen Beteiligen zu mehr Kapazitäten für wichtigere Aufgaben.

Pflichtenheft als wichtiges Planungstool

Auch bei der Abwicklung der Implementierungsprojekte für die einzelnen Sage DPW Module haben die Verantwortlichen der Schloss Schönbrunn Kultur- und Betriebsgesellschaft großen Wert auf Effizienz und Transparenz gelegt. So wurde beispielsweise im Vorfeld gemeinsam mit allen Beteiligten jeweils ein Pflichtenheft erstellt, in dem zum einen die Erwartungen des Kulturbetriebs und zum anderen die in Frage kommenden Sage-Lösungen klar definiert und die To Dos für alle Beteiligten detailliert festgehalten sind. Darüber hinaus haben die Projektverantwortlichen stets großen Wert darauf gelegt, die Übernahme der Daten aus alten Systemen rechtzeitig in die Wege zu leiten. Johann Kleemaier erläutert: „Aus meiner langjährigen Erfahrung erachte ich das Erstellen eines Pflichtenheftes als eines der wichtigsten Dinge bei der Planung von Softwareimplementierungen. Dies erleichtert die spätere Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten immens. Darüber hinaus ist damit zu jeder Zeit ersichtlich, wo wir gerade stehen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Abklärung von realistischen Vorlaufzeiten seitens des Softwareherstellers für solche Implementierungen“.

Agil in die Zukunft mit Sage DPW Mobil

Wenn auch bei der Schloss Schönbrunn Kultur- und Betriebsgesellschaft fast alle Module von Sage DPW bereits zum Einsatz kommen, gibt es dennoch weitere Ambitionen für die nahe Zukunft. Angedacht ist beispielsweise, dass Mitarbeiter von unterwegs aus ihre Zeiterfassungen via Smartphone durchführen können oder Führungskräfte die Möglichkeit haben, mobil Freigaben oder Genehmigungen zu erteilen. Für die Mitarbeiter der Kulturverwaltung wäre das ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung und Arbeitserleichterung.

„Sage DPW ist für uns in den vergangenen Jahrzehnten zu einem wichtigen Partner in Sachen Mitarbeiterverwaltung geworden. Mit individuell angepassten Modulen, wie Lohn, Zeit, Schriftverkehr oder Bildung sind wir im Unternehmen optimal aufgestellt.“

Johann Kleemaier
Leiter HR, Schloss Schönbrunn