Sage DPW sorgt für die reibungslose und verlässliche Lohnverrechnung von rund 330 Mitarbeitern
Weil auch in einem Palast der Wissenschaften die Zeit nicht stehen bleibt, wurde zum 125. Jubiläum das neue Digitale Planetarium präsentiert. Noch jünger ist die Lösung für die Personalverrechnung, Sage DPW sorgt nun für die reibungslose und verlässliche Lohnverrechnung der rund 330 Mitarbeiter.
Diese wurde bisher mit einem alten unflexiblen System abgewickelt, das jeden Monat relativ viel Aufwand erzeugte und auch nicht mehr verlässlich funktionierte. Vollzeit, Teilzeit und geringfügig Beschäftigte oder freie Mitarbeiter, Studenten die im Sommer an der Außenstelle Hallstatt bei Grabungen mitarbeiten – diese Vielfalt zeigt, dass die Personalabteilung dementsprechend unterschiedliche Profile zu administrieren hat. Das war nur sehr umständlich möglich. Auch die Anzahl von mehr als 300 Mitarbeitern brachte die alte Software an ihre Grenzen: „Ich konnte mich nicht mehr verlassen, dass die Daten auch immer vollständig abgespeichert wurden“, erinnert sich Klaus Jagschitz, Leitung Personalverwaltung und verrechnung im Naturhistorischen Museum Wien. Viel Aufwand entstand auch, weil Standard-Funktionen wie die monatliche Abgrenzung nicht möglich waren.
Daher strebte Jagschitz an, ein neues System für die Personalverrechnung anzuschaffen. Da in der öffentlichen Verwaltung Investitionen genau gerechtfertigt werden müssen, war das Preis-/Leistungsverhältnis ein entscheidender Faktor bei der Auswahl.
Sage DPW erfüllte die gesetzten Anforderungen und punktete außerdem als Marktführer in Österreich, sowie mit der einfachen Oberfläche und dem hervorragenden Support. Die Standard-Lösung konnte problemlos und rasch implementiert werden, es gab lediglich zwei geringfügige Anpassungen bei den Schnittstellen: zum Partner, der die Buchhaltung erledigt, sowie zu einem externen Reisekostenmodul. Aus dem Altsystem konnten die meisten Daten übergeleitet werden.
Mehr als 40 Jahre Erfahrung und Fokus auf die Kernkompetenz HR-Software liegen im Produkt Sage DPW. Kunden profitieren von einer Lohnverrechnung, die alle Kollektivverträge abdeckt und gesetzliche Änderungen rasch einbindet. Beim Naturhistorischen Museum Wien sind auch die Zusatzmodule Darlex als Ergänzung zur Gehaltsabrechnung, Abwesenheit zur Verwaltung von Urlaub oder Krankenständen und Budget für Hochrechnung bzw. Prognose der Personalkosten, im Einsatz.
„Schon bei der Installation war der Support durch Sage einfach spitze und das setzt sich jetzt in der täglichen Arbeit fort. Nichts bleibt auf der langen Bank, vieles wird direkt am Telefon gelöst oder spätestens nach einem Tag“, hebt Klaus Jagschitz hervor.
Er schätzt das profunde Know-how der Experten von Sage, das sich in der Software und im technischen Support manifestiert. Jede noch so komplexe gesetzliche Änderung wird rechtzeitig umgesetzt: „Sage DPW ist stets am aktuellen Stand. Bei Neuerungen im Bereich Sozialversicherungs-, Lohnsteuer- und/oder Arbeitsrecht ist Sage prompt mit einem fertigen Update zur Stelle. Das muss ich in unserer heutigen, schnelllebigen Zeit von einem Partner als Anwender erwarten“, setzt Jagschitz fort.
Große Zeitersparnis
Die neue Lösung ist seit knapp 2 Jahren im Einsatz, die Zeitersparnis wird als größter Vorteil gesehen. Jeder Mitarbeiter muss nur einmal angelegt werden, alle Funktionen greifen auf denselben Datenstamm zu, das erspart Redundanzen und vermeidet Fehler
Der früher sehr zeit- und nervenaufwendige Jahresabschluss ist jetzt schnell erledigt. Es gibt viele Standard-Reports, zusätzliche Auswertungen können einfach selbst erstellt werden, auch im Bereich der Nachverrechnung. Daten können exportiert und in Excel weiter verarbeitet werden. Auch monatliche Abgrenzungen sind jetzt selbstverständlich möglich und extrem einfach, etwa bei Aufrollungen – also der Nachzahlung von Bezügen aus früheren Perioden inklusive der entstehenden Abgaben.
„Wer mit Personalverrechnung zu tun hat, weiß, es sind oft nur Kleinigkeiten wo etwas zu ergänzen ist. Aber die summieren sich jeden Monat und früher mussten wir das meiste händisch machen. Mit DPW sparen wir jetzt viel Zeit “, fasst Jagschitz die Vorteile zusammen.
Herausforderung
Die alte Lohnverrechnung hatte ihre Grenzen erreicht. Gesucht wurde eine moderne integrierte Lösung, die verlässlich ist und wo auch das Preis-/Leistungsverhältnis stimmt.
Lösung
Sage DPW überzeugte als heimischer Marktführer für Personalverrechnung mit profundem Know-how und exzellentem Support, sowie einer gesetzlich top-aktuellen Software.
Resultat
Größte Vorteile sind die Verlässlichkeit und die Zeitersparnis, sowohl bei der monatlichen Lohnverrechnung als auch beim Jahresabschluss. Für die Planung können Auswertungen und Hochrechnungen einfach selbst erstellt werden.
„Sage DPW ist stets am aktuellen Stand. Bei Neuerungen im Bereich Sozialversicherungs-, Lohnsteuer- und/oder Arbeitsrecht ist Sage prompt mit einem fertigen Update zur Stelle.“
Klaus Jagschitz
Leitung Personalverwaltung und -verrechnung, Naturhistorisches Museum Wien
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