Erfolgsgeschichte Ideen in die Tat umsetzen

Gesamtlösung für aktuelle und künftige HR-Aufgaben

Am Standort Lienz produzieren mehr als 1300 Beschäftigte derzeit rund 400.000 Kühl- und Gefriergeräte pro Jahr. Das macht das Werk zu einem der führenden Produzenten in Europa, gleichzeitig ist Liebherr auch ein wichtiger Arbeitgeber in der Region. Weitere österreichische Standorte der LiebherrGruppe aus den Sparten Baumaschinen, Verkehrstechnik und Hotels befinden sich in Bischofshofen, Korneuburg, Nenzing, Schruns und Telfs.

Die Attraktivität des Unternehmens ist ein wichtiger Faktor und diese manifestiert sich auch in einer verlässlichen Personalverrechnung und einer modernen Personal-Software. Daher setzt man seit mehr als 20 Jahren Sage DPW ein und hat die Lösung regelmäßig erweitert.

In Lienz werden mit Sage DPW alle Mitarbeiter monatlich abgerechnet; auch an anderen Standorten von Liebherr ist diese Software im Einsatz, das ergibt in Summe die Personalverrechnung für mehr als 5000 Mitarbeiter.

„Wir haben das Ziel, alle Anforderungen der Personalverrechnung langfristig mit möglichst einem System abzubilden und ohne Schnittstellen auszukommen“, erklärt Roman Ploner, Koordinator Lohnverrechnung bei Liebherr Hausgeräte Lienz. Wenn intern neue Ideen entstehen oder extern gesetzliche Änderungen die Anpassung der Personal-Software verlangen, so kann Liebherr darauf vertrauen, dass Sage DPW die passende Lösung hat.

So geschehen auch mit einer Modul-Erweiterung vor einigen Jahren. Die Mitarbeiter von Liebherr Hausgeräte unterliegen dem Kollektivvertrag der Elektro- und Elektronikindustrie. Darin gibt es den Passus des Leistungsvolumens der definiert, wieviel die Mitarbeiter an Lohn- bzw. Gehaltserhöhungen erhalten. Dies wurde aufwendig mit Excel berechnet und so war ein Tool zur Unterstützung nötig. Die Einführung von Sage DPW Vergütungsmanagement brachte mehr Transparenz in den Prozess: Führungskräfte bekommen jetzt von HR vorgeschlagen, in welchem Rahmen sie sich bewegen können und erfassen die Lohn- bzw. Gehaltserhöhungen gleich im System.

Einheitliche nachverfolgbare Mitarbeitergespräche

Die in der Vergangenheit mit allen Angestellten und Führungskräften geführten jährlichen Mitarbeitergespräche wurden in Papierform dokumentiert und abgelegt. Somit war es sehr aufwendig einen Überblick über die geführten Mitarbeitergespräche zu erhalten. Vor zwei Jahren wurde ein einheitlicher Gesprächsleitfaden entwickelt, er umfasst Ziele, Rückblick, Ausblick und Weiterbildung. Gleichzeitig führte man das Modul Mitarbeitergespräch ein: Das sorgt jetzt für die zentrale Ablage und außerdem bietet es eine digitale Bewertungsmöglichkeit für die Einschätzung der Fähigkeiten, die Mitarbeiter und Vorgesetzte treffen. Roman Ploner zu den weiteren Vorteilen: „Mit der Historienfunktion werden die gesetzten Ziele automatisch im nächsten Jahr in den Rückblick aufgenommen, sodass auf den Check nicht vergessen wird. Auch gibt es jetzt die Gewissheit, dass alle Gespräche stattgefunden haben.“

Automatisierung mit Web Reise und Schriftverkehr

Die Reisekostenabrechnung ist für die meisten eine mühselige, wiederkehrende Plage. Daher wurde sie auch oft über Wochen aufgeschoben. Mit dem neuen Self-Service Portal erfassen nicht nur Außendienst und Service-Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnung digital und sie können das täglich tun. Die Genehmigung läuft in der Sage DPW Reisekostenabrechnung als Workflow papierlos. Die Berechnung aktueller Wechselkurse oder der Tagesgelder für In- oder Ausland erfolgt automatisch. Abschließend werden die Reisekosten in die Personalverrechnung überspielt.

Zuletzt wurde der Schriftverkehr eingeführt, denn die Personalabteilung hatte viel Aufwand mit Schnittstellen und dem Export von Daten. Die Ziele Automatisierung und Archivierung sind damit erfüllt: Jetzt gibt es rund 15 Standardschreiben wie Bestätigungen oder Dienstzettel, sie sind auf Knopfdruck verfügbar und die relevanten Werte werden automatisch eingetragen. „Die Schriftstücke werden vom System jedem Mitarbeiter zugeordnet, so weiß ich, was jeder erhalten hat. Und mit der zentralen digitalen Ablage ist alles dokumentiert“, zählt Ploner auf.

HR denkt selbstverständlich schon an die Zukunft: Das Modul Schriftverkehr ist Voraussetzung für die Einführung des digitalen Personalakts – und dieser ist als nächster Schritt geplant.

Eine Lösung, die für jeden einfach funktioniert

Wenn die Digitalisierung in der HR voranschreitet, so wie das bei Liebherr Hausgeräte der Fall ist, dann sollen sowohl die Personalabteilung, als auch die Mitarbeiter davon profitieren. Die Module von Sage DPW sind einfach einzuführen und benutzerfreundlich, bestätigt Roman Ploner: „Zum Beispiel das Mitarbeitergespräch hat von Beginn an gut funktioniert. Es kamen kaum Beanstandungen und das sehe ich als positiv, dass einfach damit gearbeitet wird.“ Es fiel auch kein Schulungsaufwand an, weil alles selbsterklärend ist – und zwar nicht nur für die Spezialisten aus HR, sondern auch wenn Führungskräfte oder Mitarbeiter die neuen Module nutzen. Natürlich tauchen auch immer wieder Fragen auf, doch da reagiert das Sage DPW Kundenservice schnell.

Bevor Ploner zu Liebherr kam, arbeitete er mit einer anderen Personal-Software und hatte daher den Vergleich: „Ich war von Beginn an begeistert von den Funktionen von Sage DPW. Ebenso zählt, dass wir uns auf Wartung und Updates verlassen können. Ich kenne nichts Besseres.“

„Als umfassendes Gesamtsystem löst Sage DPW viele Personalthemen von Liebherr Hausgeräte.“

Roman Ploner
Koordinator Lohnverrechnung , Liebherr Hausgeräte Lienz