Erfolgsgeschichte Intemann setzt auf Sage DPW

Transparenz und Geschwindigkeit begeistern Mitarbeiter.

Die Intemann GmbH mit Sitz in Lauterach in Vorarlberg ist Spezialist für hocheffiziente Energiekonzepte und Industrieanlagen. Mit über 110 Jahren Erfahrung und weltweiten Referenzen ist Intemann ein Garant für innovatives und zukunftsorientiertes Handwerk.

Der Anspruch des Unternehmens ist es, in jeder Hinsicht beste Qualität und nachhaltige Lösungen für den Markt zu liefern. Rund 100 bestens ausgebildete Mitarbeiter bieten modernste Installationstechnik bei Heizungs-, Kälte-, Sanitär- und Lüftungsanlagen sowie Rohrleitungs- und Anlagenbau für Industrie- und Gewerbeanlagen. Zudem realisiert Intemann zukunftsorientierte Energieerzeugungsanlagen, die mit fester Biomasse und Biogas arbeiten.

Internationale Industriebetriebe mit weltweiten Produktionsstandorten aus unterschiedlichen Branchen, wie der Verpackungs-, Lebensmittel-, Textil- oder Schwerindustrie, greifen auf das langjährige Know-how der Experten zurück.

Umfassende Lösungen von Sage DPW

Der Anspruch des Vorarlberger Unternehmens – beste Qualität und nachhaltige Lösungen – prägt auch die Zusammenarbeit mit Sage DPW. Lange Zeit nutzte Intemann nur die elektronische Lohnverrechnung. 2013 startete das Unternehmen schließlich seinen Weg Richtung HR-Digitalisierung. Gefragt war eine Softwarelösung für die vielfältigen Anforderungen. „Das umfassende System von Sage DPW im HR-Bereich hat uns rasch überzeugt. Es umschließt die Gesamtheit unserer Personalverwaltungsthemen“, so Oliver Mangeng, Geschäftsführer und Personalleiter bei Intemann.

Der HR-Chef hatte bereits im Vorfeld sehr konkrete Vorstellungen, was die neue Software können muss.

In gemeinsamen Workshops und Testphasen wurden die individuellen Wünsche und Bedürfnisse berücksichtigt, mögliche Lösungen gemeinsam erarbeitet und zeitgerecht von Sage DPW umgesetzt. In einem ersten Schritt wurden über 10.000 Mitarbeiterdokumente in Papierform eingescannt und in den jeweiligen Softwaremodulen erfasst. Durch diese Digitalisierung und elektronische Archivierung verringerte sich der Papier- und Platzbedarf in der HR-Abteilung deutlich. Außerdem können die Unterlagen und Daten im System nun sicherer verwahrt werden als bisher. All das passiert datenschutzkonform und entspricht in jeder Hinsicht den Richtlinien der DSGVO. Mittlerweile kommen bei Intemann nahezu alle verfügbaren Softwaremodule des Sage DPW Portfolios zum Einsatz – beispielsweise das Bewerbermanagement, das Employee Self-Service oder die Zeiterfassung.

Bewerbermanagement: Effizient und professionell

Als attraktiver Arbeitgeber in der Region bekommt Intemann laufend Bewerbungsanfragen. Der Administrations- und Verwaltungsaufwand des Bewerbungsmanagement war früher sehr hoch. Sämtliche Personalangelegenheiten mussten händisch erfasst werden. Aus diesem Grund war die Implementierung der Softwarelösung Sage DPW Bewerber eines der ersten Digitalisierungsprojekte. Interessierte Personen haben nun die Möglichkeit, sich direkt auf der Website des Unternehmens zu bewerben. „Unser Bewerbermanagement gestaltet sich dank Sage DPW sehr komfortabel. Wird eine Stelle frei, gebe ich die Anzeige in das entsprechende System, das mit der Homepage verlinkt ist, ein. Interessiert sich jemand für die Stellenanzeige, kann der Bewerber seine Unterlagen direkt eingeben. Via E-Mail werde ich darüber informiert, kann mir sofort die Dokumente ansehen und die Kandidaten ranken. Passende Bewerbungen leite ich dann an die entsprechenden Abteilungsleiter weiter. So verkürzen wir die Auswahlentscheidung und können die Stelle rasch nachbesetzen“, erklärt Mangeng. Über das Modul Sage DPW Bewerber werden Bewerberdaten automatisch importiert. Die zuständigen Mitarbeiter haben damit alle Daten und die gesamte Kommunikation im Überblick und können diese jederzeit bearbeiten. Auf Knopfdruck sind alle Bewerbungen ersichtlich. Bei Bedarf können das Wunschgehalt, Notizen und der aktuelle Bewerbungs-Status eingesehen werden.

HR-Webportal: Transparenz für jeden Mitarbeiter

Wurde eine offene Stelle erfolgreich besetzt, bekommt der neue Mitarbeiter einen Zugang zum Sage DPW Portal sowie eine kurze Einschulung zur digitalen Selbstverwaltung. Das Web-Portal „Employee Self-Service“ kann unabhängig von Ort und Zeit genutzt werden. Mit seinen vielen Funktionen erleichtert es den täglichen Administrationsaufwand und es bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. „Unsere Mitarbeiter sind mit dem Webportal bestens vertraut. Die einzelnen Module wurden sehr rasch und gut angenommen, da deren Anwendung sehr simpel ist. Durch den Zugriff auf die digitale Personalakte und die Vergabe von Berechtigungen hat jeder alle benötigten Informationen bei sich“, so Mangeng. Belege oder Anträge können von Berechtigten einfach über das Portal erfasst werden. Automatisch wird dann zum Beispiel ein Urlaubsantrag an die richtige Führungskraft weitergeleitet. Die Genehmigung erfolgt online, woraufhin eine Bestätigungsmail verschickt wird. Ähnliche Workflows gibt es für Zeitausgleich und Überstunden.

Auf der Startseite erhält jeder einen Überblick über Zeitguthaben oder -schulden, sowie die verfügbaren Urlaubstage. Alle Antragsprozesse können von den Mitarbeitern „live“ mitverfolgt werden. Großen Anklang finden die Module von Sage DPW bei den Monteuren auf den Baustätten: Sie können ihren Zeitaufwand nun direkt am Smartphone eingeben und sind nicht mehr auf manuell geführte Listen angewiesen. „Via WebAnbindung können die geforderten Daten sowohl am eigenen Schreibtisch, an den Terminals sowie mit dem Smartphone eingegeben, eingesehen und bearbeitet werden. Für unsere Facharbeiter auf den Baustellen rund um den Globus bedeutet das eine enorme Arbeitserleichterung, denn sie sind nun gänzlich von der Zettelwirtschaft befreit“, erklärt Mangeng. Die individuelle Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter ist Intemann sehr wichtig. In der hausinternen Akademie werden viele Kurse zu Soft Skills, aber auch Spezial- und Sprachkurse für das Arbeiten im Ausland angeboten. Das gesamte Kursangebot ist online über Sage DPW Bildung buchbar – von der Anmeldung bis zur Genehmigung. Ein besonderer Zusatz ist die Möglichkeit, Schulungsberichte zu schreiben und Kurse zu bewerten.

Intemann schätzt die offene Kommunikation, die seit der Einführung der Software von Sage DPW mit allen Mitarbeitern möglich ist. Die gesteigerte Datentransparenz schafft außerdem Vertrauen gegenüber dem Arbeitgeber. Und neue Mitarbeiter staunen oft über den hohen Grad an Professionalität und Modernität des Unternehmens.

„Unser Bewerbermanagement gestaltet sich dank Sage DPW sehr komfortabel. Wird eine Stelle frei, gebe ich die Anzeige in das entsprechende System, das mit der Homepage verlinkt ist, ein.“

Oliver Mangeng
Geschäftsführer und Personalleiter, Intemann GmbH