Erfolgsgeschichte Personaldaten müssen in einer sicheren Umgebung sein

Von Lohnverrechnung bis Personalplanung plus Fokus auf Compliance: Für die Hypo NOE erfüllt Sage DPW mit partnerschaftlicher Kompetenz die zunehmenden Anforderungen im Finanzsektor.

Zur Lebensqualität der Menschen und zu einer stabilen Wirtschaft in der Region beitragen – für diese Mission bringen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hypo NOE Landesbank ihr Fachwissen ein, und das seit mehr als 130 Jahren. Die zunehmende Bedeutung qualifizierter Arbeitskräfte unterstreicht Matthias Charwat, der mit seiner langjährigen Erfahrung als Personalleiter nun als Experte für HR Analytics & Services das Management unterstützt: „Ich beschäftige mich mit den Zahlen im Personalbereich um Entscheidungsgrundlagen zu schaffen, denn es wird immer relevanter, zeitgerecht zu planen. Auch die Kostenseite darf man nicht vergessen, denn als Dienstleister haben wir etwa zwei Drittel Personalaufwand und ein Drittel Sachkosten, da ist der richtige Einsatz der Mitarbeiterressourcen entscheidend.“

Zusammenarbeit: nachhaltig und verlässlich

Das Portfolio der größten und ältesten Landes-Hypothekenbank Österreichs fokussiert auf die Finanzierung klassischer und sozialer Infrastruktur, auf gemeinnützigen und gewerblichen Wohnbau und großvolumige Immobilienprojekte. Die Hypo NOE setzt auf eine verlässliche und nachhaltige Partnerschaft mit ihren Kunden in Österreich, Deutschland und selektiven Märkten der EU. Genauso verlässlich und nachhaltig soll die Zusammenarbeit mit den Softwarelieferanten sein und da hat man mit Sage den richtigen Partner für HR gefunden, denn seit 2012 ist Sage DPW im Einsatz, erzählt Charwat: „Entscheidend war, dass wir unterschiedliche Aufgabengebiete aus einer Hand abdecken können und zusätzlich gab es einen wesentlichen Punkt für uns als Unternehmen im sensiblen Finanzbereich: Wir wollten die Personaldaten in einer sicheren Umgebung haben.“

Diesem laufenden Bestreben nach Datensicherheit folgend, war die Hypo NOE dann auch einer der ersten Kunden, der vor einigen Jahren in die Sage DPW Cloud wechselte. Das sechsköpfige Team der Personalabteilung, welches DPW nutzt, schätzt die regelmäßigen automatischen Updates durch Sage; so ist man sicher, dass alles aktuell und korrekt ist, wenn jeden Monat für rund 650 Personen die Gehälter bzw. Firmenpensionen abgerechnet und ausgezahlt werden.

Prozesse: Effizienz durch integrierte Module

Die Sage DPW Kernmodule sind Lohn, Zeit und Reiseabrechnung und deren Integration bringt im HR-Alltag viel Zeitersparnis, zum Beispiel indem Zeitdaten direkt in die Lohnabrechnung überspielt werden können. Im Lauf der Jahre kamen immer wieder neue Module dazu, zuletzt der digitale Personalakt als wesentliche Neuerung, betont Charwat: „Die Papierakten konnten eliminiert werden, alle Daten sind zentral gespeichert und mehrere Personen können gleichzeitig darauf zugreifen, auch vom Home-Office aus“. Das ist ein großer Vorteil, denn als attraktiver Arbeitgeber bietet die Hypo NOE, sofern es die Tätigkeit erlaubt, bis zu 50 Prozent Home-OfficeZeiten.

Für den Bereich HR Analytics liefert Sage DPW das Zahlenmaterial, auf dem die bis zu fünf Jahre in die Zukunft blickenden Hochrechnungen, Forecasts und Simulationen beruhen. Über eine Schnittstelle kann einfach ein externes Zusatzprogramm befüllt werden, welches die umfangreichen Daten aus DPW aggregiert und auf höherer Ebene für den Vorstand verdichtet. „Die Personal- und Kostenplanung ist in DPW auf Abrechnungsebene sehr detailliert nach Lohnarten aufgeschlüsselt, jedoch für den Managementblick brauchen wir zusammengefasste Zahlen. Wesentlich für diese Hochrechnung ist eine korrekte Datenbasis und diese liefert uns Sage DPW zuverlässig aus der aktuellen Abrechnung“, erklärt Charwat.

Personalakte: Die Belegschaft mitnehmen

Die Einführung der digitalen Personalakte vereinfachte sowohl die Prozesse innerhalb von HR, als auch für die Belegschaft, die nun selbst Dokumente wie Geburts- oder Heiratsurkunden hochladen können; davor wurden diese als Papierdokument mit der Hauspost transportiert. „Es war uns wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitzunehmen. Sie haben eine klare Prozessanleitung bekommen und wir haben mit Unterstützung von Sage und deren Partner Deloitte auch gut erklären können, dass ein Dokument nicht durch viele Hände gehen muss. Anfangs bestand die Befürchtung, dass das Auslagern von Tätigkeiten möglicherweise kritisch gesehen wird, doch das Gegenteil war der Fall: Die Personalabteilung bekam viel Zustimmung und positives Feedback, denn die Umstellung auf die digitale Personalakte hat allen mehr Transparenz gebracht.“

Datenschutz: DSGVO, DORA und mehr

Der Finanzsektor hat hohe Anforderungen an Datenschutz und Compliance und diesbezüglich bietet die digitale Personalakte mehr Rechtssicherheit und gleichzeitig Effizienz. In der DPW-Personalakte wurde hinterlegt, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen und wann welche Daten DSGVO-konform automatisiert gelöscht werden. Dazu Charwat: „Davor haben wir jedes Jahr die Papierakten mühsam händisch durchgeschaut, was wir wegwerfen und vernichten müssen. Das automatische Löschkonzept ist eine große Unterstützung für uns, weil jetzt sichergestellt ist, dass nichts mehr da ist, was nicht da sein sollte.“ Das betrifft ebenso Bewerberdaten oder wenn Angestellte das Unternehmen verlassen.

Die Gesetzgeber in Österreich und der EU veröffentlichen laufend neue Richtlinien und dabei ist der Finanzsektor oft speziell gefordert; daher evaluiert die Hypo NOE auch laufend mit Sage die Softwarelösung, damit die Daten gesetzeskonform geschützt sind. Eine dieser Evaluationen betraf den Digital Operations Resilience Act (DORA), dieses EU-Rahmenwerk regelt digitale Risiken auf Finanzmärkten, um bei Sicherheitsvorfällen den Betrieb aufrecht erhalten zu können. „Gemeinsam mit Sage haben wir die Module durchgecheckt und die erforderlichen Fragen beantwortet, damit alles seine Ordnung hat, beispielsweise dass man gegen Datenverlust oder -manipulation gut aufgestellt ist“, berichtet Matthias Charwat. Er schätzt auch beim Thema Security die langjährige Zusammenarbeit mit dem Sage-Kundenbetreuer; dieser kennt die Anforderungen der Hypo NOE und holt je nach Bedarf das passende Sage-Expertenteam zusammen. „Dass wir unseren Softwarepartner kennen, mit ihm alles besprochen haben und Einblick haben, wie dort gearbeitet wird und wie die Daten gesichert werden – das alles ist für uns als Hypothekenbank gut und wichtig zu wissen. Ebenso zählt, dass wir uns im Fall des Falles rasch mit Sage abstimmen können“, ergänzt Charwat.

Weiterdenken: So gelingen Projekte

Viele Projekte hat er im Personalbereich bereits umgesetzt und so teilt Charwat gerne seine Lessons Learned: „Als erstes ist es wichtig zu erarbeiten, was man absolut notwendig braucht und was Zusatzfeatures sind, die das Projekt positiv beeinflussen können. Das nutzt auch dem Softwarepartner, denn nichts ist schlimmer, als wenn ein Kunde nicht weiß, was er will.“ Unternehmen sollten außerdem danach trachten, eigene Prozesse zu vereinfachen, statt die alten 1:1 in die neue Lösung zu pressen; denn Vereinfachung und Sicherheitsfragen sollten im Vordergrund stehen. Dedizierte Zeitblöcke und Ressourcen für das Projekt zu schaffen, ist die dritte Empfehlung: Dazu gehört, sich strukturiert auf Kernthemen zu konzentrieren, denn Projekte scheitern oder verzögern sich oft, wenn die Zuständigen keine Zeit haben oder zu viel gleichzeitig erledigen müssen.

Stillstand gibt es heutzutage keinen, daher steht auch im Personalbereich der Hypo NOE das nächste Projekt bereits an: Die Anmeldung soll mit Single-Sign-On vereinfacht werden, wo statt vieler Passwörter für unterschiedliche Anwendungen nur mehr ein Anmeldevorgang für alle genutzten Dienste notwendig ist.

Neue Ideen für Projekte können auch aus Webinaren entstehen. Hier schätzt das HR-Team vor allem Formate, wo Sage auf technischer Ebene neue Module oder Funktionen erklärt und Vertreter aus dem Consulting, der ÖGK oder Prüforgane die gesetzliche Ebene erklären; dazu Charwat: „Ein Thema wird dabei von verschiedenen Seiten beleuchtet und das bringt uns einen Zusatznutzen, so erfahren wir zum Beispiel, worauf wir aufpassen müssen. Über die normalen Pflichten als Softwareanbieter hinaus ist Sage für uns ein sehr engagierter Partner.“

Zusammenfassung der Vorteile von Sage DPW

• Integrierte Module wie Lohn, Zeit, Reise machen Prozesse effizient
• Personalakte bringt Transparenz und positives Feedback von der Belegschaft
• Personaldaten sind sicher abgelegt und werden automatisch DSGVO-konform gelöscht
• Compliance Unterstützung durch regelmäßige gemeinsame Evaluation der Software
• Langjährige Partnerschaft ist wichtiger Faktor, um die Anforderungen im Finanzbereich erfüllen zu können

„Das automatische DSGVO-konforme Löschkonzept in der Sage DPW Personalakte ist eine große Unterstützung für uns, weil jetzt sichergestellt ist, dass nichts mehr da ist, was nicht da sein sollte. Dass wir unseren Softwarepartner seit vielen Jahren kennen und Einblick haben, wie dort die Daten gesichert werden - das alles ist für uns als Hypothekenbank gut und wichtig zu wissen.“

Matthias Charwat
Experte HR Analytics & Services, Hypo NOE Landesbank