Erfolgsgeschichte Lohnzettel auf Knopfdruck mit Sage DPW

Einfache Personalverrechnung für eine komplexe Lohnverrechnung und elektronische Zeiterfassung.

Mehr als 2.100 Mitarbeiter beschäftigt die DoppelmayrGaraventa-Gruppe weltweit, darunter 850 in Österreich. Um das Personalmanagement zu vereinfachen, wurde ein neues Softwaresystem eingeführt.

Einfache Personalverrechnung

Viele der Mitarbeiter arbeiten im Außendienst, zum Beispiel im Vertrieb oder der Montage. Allein in Österreich beschäftigt Doppelmayr pro Saison 70 bis 80 Montagearbeiter, deren Arbeitszeiten die Personalabteilung gesondert abrechnen muss. Doch auch die Lohnverrechnung für die Mitarbeiter in Verwaltung und Produktion ist komplex, denn die Personalisten müssen zahlreiche Arbeitszeitmodelle berücksichtigen. „Das reicht von Teilzeitarbeit bis hin zum Zwei- oder Dreischichtbetrieb”, berichtet Personalleiter Dietmar Moosbrugger. Individuelle Arbeitszeitregelungen seien keine Seltenheit. Fast alle Mitarbeiter können Gleitzeit in Anspruch nehmen – selbst die Schichtarbeiter.

„Mit den herkömmlichen Stempelkarten war die Personalabrechnung natürlich sehr aufwendig”, erinnert sich der Personalchef. Die erste Umstellung auf ein elektronisches Zeiterfassungssystem erfolgte bei Doppelmayr im Jahr 1989. Seit Anfang 2000 arbeitet das Unternehmen in Österreich und der Schweiz mit Sage DPW Software. „Die Schweizer Kollegen nutzen das System, um die Arbeitszeiten und Abwesenheiten zu verwalten, in Österreich wird zusätzlich dazu der Lohn über die Software abgerechnet”, erläutert Moosbrugger.

Zeiterfassung

Die Personalabrechnung basiert auf der Zeiterfassung. Wenn ein Schichtarbeiter eines der fünf Doppelmayr-Werke in Wolfurt verlässt, meldet er sich mit seinem Chip an einem Terminal im Eingangsbereich ab. „Das System erkennt auf Grund der Beginnzeit, ob er gerade die erste, zweite oder dritte Schicht beendet”, erklärt Moosbrugger.

Die Software hält fest, ob der Mitarbeiter die Tages- und Wochenarbeitszeiten einhält oder überschreitet. Sie zeigt die angefallenen Überstunden an und prüft, ob diese auf den Urlaub angerechnet oder ausbezahlt werden. Der Personalverantwortliche kann sich auf Knopfdruck anzeigen lassen, wie viele Überstunden im vergangenen Monat angefallen sind und wie sich diese auf die Mitarbeiter verteilen. Auch die Mitarbeiter können ihr aktuelles Zeitkonto einsehen. Rückwirkende Änderungen lassen sich im System problemlos vornehmen. Sowohl in der Zeit- als auch in der Lohnabrechnung werden die Zeiten vermerkt, der Lohnzettel für den Jänner wird noch einmal korrigiert.

Fehlzeiten und Urlaub

Meldet sich ein Mitarbeiter krank, erfassen Montageleitung oder Personalabteilung die Fehlzeiten im System – auf Basis der Krankenbestätigung. Die Personalverantwortlichen können mit einem Tastendruck Fehlzeiten- oder Resturlaubslisten erstellen. Ihren Urlaub lassen sich die Mitarbeiter von ihrem Vorgesetzten mündlich genehmigen, ein schriftlicher Antrag ist nicht erforderlich. Wenn sie an ihrem letzten Arbeitstag das Gebäude verlassen, geben sie im Zeiterfassungsterminal an, dass sie in Urlaub gehen und das System speichert diese Information.

Automatische Lohnverrechnung

Nachdem die Personalabteilung alle erforderlichen Personaldaten einmalig in das System eingegeben hat, erfolgt die Lohnverrechnung weitgehend automatisch: Die Software erkennt, ob es sich bei einem Mitarbeiter um einen Arbeiter, Angestellten oder Lehrling handelt, welchem Kollektivvertrag er unterliegt – und welche Betriebsvereinbarungen oder Einzelregelungen für ihn gelten. Sie stellt dem zuständigen Personalisten alle Daten zur Verfügung, die er für den Zahlungsverkehr benötigt, insbesondere die Kontodaten des Mitarbeiters, der Krankenkasse und des Finanzamtes. Weiters kann das System sämtliche Informationen für das Rechnungswesen erstellen, zum Bespiel Buchungsbelege, Abfertigungsrückstellungen oder Rückstellungen für Urlaub oder Zeitausgleich.

Dienstreisen

Nach einer Dienstreise oder einer Montagetätigkeit im Außendienst verfassen die Mitarbeiter einen Reisebericht: Sie halten das Ziel der Reise, die Abfahrts- und Ankunftszeiten sowie die Übernachtungs- und Verpflegungskosten in einem Formular fest und schicken es mit allen Belegen per Mail oder interner Post an Personalabteilung und Buchhaltung. Die Personalisten geben die Angaben in das System ein, anschließend berechnet die DPW-Reise automatisch die Höhe der Spesen sowie die steuerpflichtigen und steuerfreien Anteile. Will der Personalverantwortliche wissen, welchen Dienstwagen ein Vertriebsmitarbeiter fährt, schaut er in das Modul „Personalinformationen”. Dort sind alle wichtigen Informationen rund um die Mitarbeiter verzeichnet: ihr beruflicher Werdegang mit allen Aus- und Weiterbildungen, besondere Kenntnisse und Fähigkeiten, ihr Dienstwagen und die Büroschlüssel und Werkzeugkoffer, die sie gestellt bekommen.

Bewerbermanagement

Drei bis vier Bewerbungen landen täglich auf dem Schreibtisch des Personalleiters, 50 bis 70 sind es pro Monat. Um den Arbeitsaufwand zu reduzieren, der allein durch die Verwaltung der Bewerbungen entsteht, will der Personalchef das Bewerbermanagement optimieren. „Wir werden eine Maske auf unserer Homepage einrichten, über die sich die Kandidaten bewerben können”, erzählt Moosbrugger. Diese Informationen werden dann direkt in DPW-Bewerber eingelesen, das den Bewerbungsprozess dokumentiert. „Wir sehen sofort, wer sich beworben hat und wer eingeladen wurde, wir können Serienbriefe generieren und verschicken”, erklärt Moosbrugger. Diese Funktionen will die Personalabteilung in Zukunft stärker nutzen. Auch die Lohnzettel sollen künftig über das Softwaresystem auf digitalem Wege verteilt werden. „Von der heute üblichen, gedruckten Form möchten wir für den größten Teil der Belegschaft abkommen”, so der Personalchef. Die Digitalisierung und Automatisierung der Personalarbeit habe sich für sein Unternehmen ausgezahlt: „Wir konnten sehr viel Zeit einsparen, die wir früher in die Personalverwaltung investiert haben.”

„Wir konnten sehr viel Zeit einsparen, die wir früher in die Personalverwaltung investiert haben.“

Dietmar Moosbrugger
Personalleiter, Doppelmayr-Garaventa-Gruppe