Erfolgsgeschichte Mehr Effizienz für klassische Prozesse

Self-Service und Lohnverrechnung punkten bei der Agentur PPSG und ihren Kunden

„Wir halten die klassischen Geschäftsprozesse unserer Kunden am Laufen, so können sie sich auf ihre erfolgsrelevanten Aufgaben fokussieren. Dabei sorgen wir dafür, dass ihre Beschäftigten und Lieferanten pünktlich bezahlt werden und umgekehrt auch die Rechnungen unserer Kunden gezahlt werden“, beschreibt Oliver Göstl die Leistungen von PPSG. Zu diesen klassischen und essenziellen Prozessen zählen Buchhaltung, Kostenrechnung, Zahlungsverkehr und Personalverrechnung. Zusätzlich erhebt und pflegt PPSG relevante Geschäftsdaten aus diesen Prozessen, denn sie bilden eine valide Basis für Controlling und betriebswirtschaftliche Entscheidungen; ebenso sind sie die Grundlage, um Prozesse zu optimieren. Die Kunden kommen aus dem öffentlichen und privaten Sektor, ein Schwerpunkt liegt im gemeinnützigen Bereich. Jede Organisation hat individuelle Regeln und Bedürfnisse und das ist auch das Erfolgsrezept von PPSG, indem die gebotenen Leistungen diese Individualität berücksichtigen: So bekommt jeder Kunde seine persönliche Sicht auf sein Unternehmen.

Self-Service Funktionen optimieren Abläufe

Um professionelle Dienstleistungen erbringen zu können, benötigt PPSG ebenso professionelle Software-Systeme und dazu zählt seit Jahren Sage DPW. „Ausschlaggebend für die Entscheidung war damals die Forderung unseres größten Kunden, dass dessen Beschäftigte Self-Service Funktionen zur Verfügung haben müssen. Denn diese sind viel unterwegs und müssen selbst ihre Arbeitszeiten erfassen oder Reiseabrechnungen machen können. Belege oder Lohnzettel sollten nicht mehr per Post verschickt werden, sondern alles über das Portal abgerufen werden. Ebenso wollten Führungskräfte Reisen oder Arbeitszeiten digital genehmigen können und der Schriftverkehr sollte rechtssicher dokumentiert sein. Diese effizienten Abläufe ermöglicht Sage DPW“, zählt Göstl die vielen Anforderungen auf. Zahlreiche Auswertungen aus Sage DPW ermöglichen PPSG außerdem, die Prozesse der Kunden automatisch zu prüfen und bei Bedarf zu optimieren, bzw. als Unternehmensberater Maßnahmen zu empfehlen.

Kernmodul Lohnverrechnung

Die Lösung ist so eingerichtet, dass PPSG als Lizenznehmer das DPW-Portal für die Kunden vollumfänglich betreut, inklusive dem Anlegen von Usern und Rechtefreigaben. Ursprünglich nur 400, sind es mittlerweile 1.200 User, die tagtäglich ihre Arbeitszeiten oder Reiseaufwände erfassen und deren Gehälter und Spesen von PPSG korrekt verrechnet und verwaltet werden müssen, berichtet Göstl: „Nach außen zum Kunden sind uns die Self-Service Funktionen von Sage DPW wichtig. Für uns intern ist das Kernmodul von DPW die Lohnverrechnung, um den Workload für 1200 Beschäftigte zu schaffen: Zum Beispiel die Evidenzhaltung, wenn etwa Befristungen von Zulagen auslaufen, das geht nicht mit Excel-Listen; wichtig sind auch die mBGM-Meldungen, die hinausgehen müssen. Zusätzlich ist die Personalverrechnung in den letzten Krisenjahren sehr komplex geworden.“

Spezialanforderung Leistungszeiterfassung

Der größte Kunde von PPSG arbeitet projektorientiert im gemeinnützigen Bereich. Viele Aufträge werden auf Fördervertragsbasis vergeben und weil Fördergelder nicht missbräuchlich verwendet werden dürfen, darf die Leistungszeit die Arbeitszeit nicht überschreiten – das ist ein Schlüsselkriterium. Leistungspauschalen, wie sonst vielfach üblich, gibt es also nicht, sondern es muss gleichsam jede Minute an Arbeitszeit auf ein Projekt gebucht werden. Um diese spezielle Anforderung zu lösen, wurde entschieden, dass die Mitarbeitenden ausschließlich die Leistungszeiterfassung nützen – dies ist ihr zentrales Modul im Web-Portal. Für die Verrechnung durch PPSG wird mit Hilfe einer kleinen Individualprogrammierung im Hintergrund die Leistungszeit in die Arbeitszeit übertragen. Somit ist sichergestellt, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten nur einmal erfassen müssen und dass in der Leistungszeit nicht mehr abgerechnet wird.

Workflows für Reise, Arbeitszeiten, Abwesenheiten

Die Projektarbeit verlangt, dass die Beschäftigten viel unterwegs sind, daher ist die Reiseabrechnung und -freigabe das zweite zentrale Modul. In der Regel wird mit dem Privat-PKW gefahren, sodass die Kilometer erfasst werden müssen und das ist aus Erfahrung von Göstl ein kritischer Punkt: „Zum Teil wird hier großzügiger geschrieben, aber heute werden Kilometergelder von der ÖGK scharf geprüft und aberkannt, wenn eine gewisse Toleranz überschritten wird. Außerdem summieren sich bei der Menge auch die zu zahlenden Reisekosten. Bei dieser großen Zahl an abzurechnenden Beschäftigten brauchen wir daher eine EDV-technische Unterstützung.“ Um unkorrekte Angaben von vornherein zu unterbinden, wird schon bei der Eingabe im Reise-Modul via Google Maps die Plausibilität geprüft.

Führungskräfte und Belegschaft schätzen, dass alle Eingaben papierlos möglich sind und die Genehmigungen über Workflows effizient ablaufen; das betrifft die Reiseabrechnung, genauso wie alle Genehmigungsläufe für Arbeitszeiten, Abwesenheits- oder Urlaubsplanung. Der gesamte Schriftverkehr erfolgt digital und ist, so wie alle Daten, sicher in einem zertifizierten Rechenzentrum archiviert. So kann darauf jederzeit im Büro oder Home-Office zugegriffen werden und es geht nichts verloren.

Aktuelle Updates und passende Schulungen

In der Zusammenarbeit mit Sage bringt der Wechsel auf Sage DPW Cloud dem Team von PPSG Vorteile, berichtet Göstl: „Früher mussten wir Updates selbst einspielen, oft am Wochenende, manchmal waren wir dann später dran. Jetzt bekommen wir die Updates automatisch eingespielt und haben immer die aktuelle Version im Einsatz, das ist im Vergleich zu früher effektiv eine Verbesserung.“

Das vielfältige Angebot an Weiterbildung ermöglicht individuelles Lernen. Neue Mitarbeitende können sich mit Schulungen einarbeiten. Gibt es Neuerungen in der Lohnverrechnung oder bei speziellen Themen wie Datenschutz, nützt das Team die kurzen Webinare oder Präsenzveranstaltungen. „Den Wartungsbrief liest man im Tagesgeschäft weniger genau, aber bedarfsorientiert Lernen, wo gerade Druck entsteht, ist hilfreich; so lernen wir neue Applikationen und Möglichkeiten kennen“, resümiert Göstl.

Zusammenfassung der Vorteile von Sage DPW

• Self-Service Funktionen für die Belegschaft
• Freigabe- und Genehmigungs-Workflows beschleunigen Abläufe
• Skalierbare Lohnverrechnung unterstützt das Wachstum
• Kennzahlen auf Knopfdruck zur Prozessoptimierung
• Mit Updates und Schulungen immer am aktuellen Stand

„Unsere Kunden profitieren von den Self-Service Funktionen für Arbeitszeit und Reise von Sage DPW. Für uns intern ist das Kernmodul die Lohnverrechnung, um den Workload für 1200 Beschäftigte zu schaffen. Updates bekommen wir automatisch eingespielt und haben immer die aktuelle Version im Einsatz, das ist im Vergleich zu früher effektiv eine Verbesserung.“

Mag. Oliver Göstl
Prokurist, PPSG - Publice & Privat Service GmbH