Erfolgsgeschichte Weiterentwicklung für alle ermöglichen

Freude am Genuss und Teamgeist prägen die Unternehmenskultur der Bäckerei Haubis. Nach der Lohnverrechnung setzt jetzt auch die Personalentwicklung – im Recruiting – auf Sage DPW.

Die Liebe zum Handwerk wird zum täglichen Brot – diesen Satz hat die Familie Haubenberger wörtlich genommen. Denn seit den Anfängen 1902 bis heute dreht sich bei der bereits fünften Generation des Familienunternehmens Haubis im niederösterreichischen Petzenkirchen alles um Brot, Gebäck und Mehlspeisen; und die sechste Generation wächst bereits heran. Gewachsen ist auch die Beschäftigtenzahl, sagt Christina Kloibmüller, die bei Haubis die Personalentwicklung leitet: „Mittlerweile haben wir rund 1000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und weiterhin gelingt es, das familiäre Gefühl aufrecht zu erhalten. Zum Beispiel wenn bei Firmenfesten jede und jeder persönlich von der Familie Haubenberger begrüßt wird.“

Im Team erfolgreich „anbacken“

Mit solidem Bäcker-Handwerk, erstklassigen regionalen Rohstoffen, sowie durch Innovationen des Teiglings in den 1980er Jahren, hat sich der Familienbetrieb auf einem Markt mit zunehmend internationalen Konzernen einen soliden Platz erobert. Der Vertrieb der Haubis-Spezialitäten erfolgt über eigene Bäckereien, den Lebensmittelhandel und die Gastronomie in Österreich.

All diese Erfolge sind nur mit Einsatz und Teamgeist der Belegschaft möglich und so hat die Personalentwicklung vielfältige und verantwortungsvolle Aufgaben. Diese umfassen alle Schritte des Recruitings, wo mehr als 3000 Bewerbungen pro Jahr sorgfältig bearbeitet werden. Wichtige Aufgaben sind Schulungen und die Employee Experience, betont Kloibmüller: „Mit Aus- und Weiterbildungen wollen wir Führungskräfte, genauso wie alle unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stärken und weiterentwickeln.“

Kompetente Beratung bei der Lösungseinführung

Angesichts der großen Belegschaft und der vielfältigen Herausforderungen war die Arbeit mit dem selbst entwickelten Personalprogramm, nicht mehr zu bewältigen. So mussten Daten händisch eingegeben und Bewerberabsagen oder -zusagen einzeln per Mail geschrieben werden, das war zeitaufwendig und fehleranfällig. Ebenso war der Datenschutz ein wichtiges Thema. „Bei der Suche nach einer neuen Lösung hat die Lohnverrechnung von ihren guten Erfahrungen mit Sage DPW berichtet, dass sie schon lange damit arbeiten und sehr zufrieden sind. So haben wir uns 2020 für das Bewerberportal von Sage DPW entschieden und seit wir damit arbeiten, ist das eine große Erleichterung für uns“, erzählt Christina Kloibmüller.

Innerhalb kurzer Zeit war das Team der Personalentwicklung in die DPW-Lösung eingearbeitet, so Kloibmüller weiter: „Die Beraterin von Sage hat die Einführung interessant und kompetent gemacht, ich bin froh über eine so gute Unterstützung.“

Alle sollen weiterlernen können

Die Jobanforderungen sind bei Haubis vielfältig, daher ist das Thema Weiterbildung ziemlich komplex, denn die benötigten Kompetenzen gehen weit über das Kerngeschäft einer Bäckerei hinaus: An den sechs Produktionsstandorten sind natürlich Know-how und Innovation im Bäcker-Handwerk gefragt. Weiters betreibt man eine eigene Logistik mit fünf Außenstandorten, Fuhrpark und KFZ-Werkstätte, um die rund 5.000 Partnerfirmen aus dem Bäckereibereich, dem Lebensmitteleinzelhandel und der Gastronomie zu beliefern. Es gibt österreichweit 15 Filialen, in denen Kunden nicht nur Brot und Gebäck kaufen, sondern auch gemütlich frühstücken können. Bereiche wie Klima- und Kältetechnik sowie Instandhaltungstechnik bieten ebenfalls Jobmöglichkeiten, für die eine gewisse Expertise Voraussetzung ist. Die Abteilung der Lehrlingsausbildung kümmert sich laufend darum, junge Menschen für Haubis zu begeistern.

Die laufenden Ausbildungen für die Stärkung der Kompetenzen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden in den Jahresgesprächen mit ihren Führungskräften besprochen: „In der Personalentwicklung kontrollieren wir monatlich, welche Jahresgespräche bereits geführt wurden, oder noch fehlen und registrieren die Ausbildungswünsche. Zu Jahresbeginn machen wir eine große Auswertung über den gesamten Schulungsbedarf und organisieren die Ausbildungen.“

Effizienz und Transparenz im Recruiting

Mehr als 3.000 Bewerbungen kommen pro Jahr herein. Diese imposante Zahl umfasst auch Lehrlinge und Ferialjobs. Die Wartezeiten im Recruitingprozess sollen heute möglichst kurz sein und mit dem Sage DPW Bewerbermanagement kann dieser Anspruch erfüllt werden. Fast alle Bewerbungen gelangen über die Haubis-Webseite, bzw. über eine Schnittstelle zu Job-Plattformen, direkt ins System. Das ist eine enorme Zeitersparnis. Manuell müssen nur mehr vereinzelte Bewerbungen erfasst werden, denn es gibt weiter die Möglichkeit, sich per Mail oder Post an Haubis zu wenden. Die sensiblen Personaldaten sind datenschutzkonform und sicher abgelegt.

Ist die Kontrolle der Vollständigkeit von Bewerberunterlagen durch die Personalentwicklung abgeschlossen, sind die Führungskräfte an der Reihe. „Wir müssen keine Mails mehr weiterleiten, sondern die künftigen Vorgesetzten sehen die für sie relevanten Bewerbungen direkt in Sage DPW. Alles ist im System nachverfolgbar und man kann nichts übersehen, das erleichtert unseren Alltag sehr“, beschreibt Christina Kloibmüller die effizienten Abläufe im Recruiting. Wenn etwas länger als sieben Tage nicht bearbeitet wurde, kommt automatisch eine Erinnerung. Auch das Versenden von Absagen ist jetzt viel einfacher, da über die Funktion „Schriftverkehr“ Textvorlagen und mehrere Bewerberinnen und Bewerber ausgewählt werden können und dann alle Mails automatisch versendet werden. Geschlossene Bewerbungen werden zeitgerecht und DSGVO-konform gelöscht, ein wichtiger Punkt am Ende des Prozesses.

Umsichtige Personalplanung

Die HR-Kennzahlen und Auswertungen über den Mitarbeiterstand sind für Kloibmüller ein hilfreiches Werkzeug, um rechtzeitig Maßnahmen treffen zu können: „Wir monitoren die Zahlen, damit wir beispielsweise nicht von einer Pensionswelle überrascht werden. Gerade bei Schlüsselfunktionen soll die Übergabe an die Nachfolge mehrere Monate begleitet werden, damit das reibungslos funktioniert.“

Wissen weiterzugeben ist auch die Aufgabe des Sage Helpdesks. Wenn die Personalentwicklung im viel beschäftigten Alltag einmal nicht weiterweiß, so kommt mit dem Ticket-System rasch eine Antwort per Mail; zum Beispiel wie man Parameter im Programm einstellen muss oder wo die gesuchten Zahlen zu finden sind. Dass auch persönlicher Kontakt möglich ist, wird vom Familienbetrieb Haubis geschätzt, hebt Christina Kloibmüller hervor: „Bei schwierigeren Fragen schaltet sich jemand vom Helpdesk in unser Programm dazu oder erklärt das am Telefon. Es ist uns wichtig, dass wir auch direkt mit Menschen sprechen können.“

Zusammenfassung der Vorteile von Sage DPW

• Zeitersparnis durch automatische Übernahme der Bewerberdaten
• Schneller und professioneller Recruitingprozess
• Personaldaten sind sicher abgelegt und werden auch DSGVO-konform gelöscht
• Verbesserte Arbeit der Personalentwicklung stärkt das Arbeitgeber-Image

„Mit Sage DPW sind Bewerberdaten nicht mehr händisch zu erfassen und die Führungskräfte sehen genau die für sie relevanten Bewerbungen. Alles ist im System nachverfolgbar, man kann nichts übersehen, das erleichtert unseren Alltag sehr.“

Christina Kloibmüller
Leitung Personalentwicklung, Haubis GmbH