Sich willkommen fühlen
Ein guter Start ist für beide Seiten wichtig, für die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter, genauso wie für den Arbeitgeber. Mit gut organisiertem Onboarding fühlen sich Neuzugänge willkommen, sie arbeiten auch schneller produktiv und das fördert deren Zufriedenheit bzw. den Eindruck, den richtigen Job gefunden zu haben. Damit das gelingt, braucht es einen zielgerichteten strukturierten Onboarding-Prozess. Dabei sollen die neuen Arbeitskräfte ihre Aufgaben, Führungskräfte, Kollegenschaft, interne Prozesse und die Firmenkultur kennenlernen können, sodass sie sich leichter ins Unternehmen integrieren können. Je früher die Bindung ermöglicht wird, desto besser; so kann Kündigungen während der Probezeit vorgebeugt werden.
Die 3 Etappen des Onboardings
Startzeitpunkt ist die Vertragsunterschrift, also bereits lange vor dem ersten Arbeitstag, und der Prozess endet in etwa mit der Probezeit; die Länge des Zeitraums ist von der Komplexität der Tätigkeiten abhängig. Ein durchdachter Einarbeitungsprozess umfasst zahlreiche Aufgaben und auf keine sollte vergessen werden. Wir haben sie hier im Überblick skizziert:
- Ab Vertragsunterzeichnung bis vor dem ersten Arbeitstag: Informationen über das Unternehmen und über zentrale Prozesse versenden; Check ob alles Vertragliche geregelt ist; Arbeitsplatz, Computer, Berechtigungen, Dienstkleidung oder was sonst individuell nötig ist, vorbereiten; Team zu Kennenlern-Terminen einladen; Schulungen organisieren.
- In der ersten Arbeitswoche: Begrüßung, Vorstellungsrunde, Unternehmensrundgang am ersten Tag organisieren; Onboarding-Programm und Erwartungen besprechen; Equipment übergeben; eventuell Buddy vorstellen; erste Aufgaben zuweisen und dazugehörige Schulungen, z.B. über Produkte beginnen; Unternehmenskultur vermitteln.
- In den Folgewochen: Aufgaben erweitern; weitere Fortbildungsmaßnahmen organisieren; Feedbackgespräche führen, um Erwartungen abzugleichen und für die Evaluation; Kontakte zur Kollegenschaft fördern.
HR-Workflows als Entlastung für die Personalabteilung
Viele HR-Teams wissen, wie wichtig ein gut organisiertes Onboarding ist – und haben dafür bereits strukturierte Prozesse eingeführt. Doch im Alltag zeigt sich oft: Die To-do-Listen sind lang, die Aufgaben reichen quer durch verschiedene Abteilungen, und Zeit ist selten genug. Ob es um die Bereitstellung von Equipment durch die IT geht oder um Terminabstimmungen mit Fachbereichen – schnell wird es unübersichtlich. Hier kommen digitale HR-Workflows ins Spiel: Sie verbinden die beteiligten Stellen, automatisieren wiederkehrende Arbeitsschritte und sorgen dafür, dass keine Aufgabe liegen bleibt. So behalten Personalverantwortliche den Überblick, Aufgaben werden rechtzeitig erledigt und neue Mitarbeitende erleben vom ersten Tag an einen reibungslosen Start.
Beispiele für effiziente Workflows im Onboarding:
- Automatisierte Aufgaben für alle beteiligten Abteilungen (HR, IT, Fachbereich)
- Laufende Überprüfung der offenen Aufgaben
- Einheitliche Vorlagen für Begrüßungsmails, Schulungspläne und Feedbackgespräche
- Zentrale Verwaltung und Anforderung von Equipment, Berechtigungen, Ausweisen oder Dienstkleidung
- Automatisierte Datenübernahme, um Fehler zu vermeiden
- Zusammenstellung und Versand individueller Willkommensunterlagen
- Planung und Verwaltung von Terminen, z. B. für Kennenlernrunden oder Schulungen
- Standardisierte Feedbackprozesse – von der Auswertung von Feedbackbögen bis zu regelmäßigen Gesprächen zwischen Neuzugängen und Führungskräften
Vorteile von HR-Workflows im Onboarding
- Zeitgewinn und Entlastung: Routineaufgaben laufen im Hintergrund, HR kann sich auf die persönliche Begleitung konzentrieren.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt ist dokumentiert und für alle Beteiligten einsehbar.
- Fehlerreduktion: Automatisierte Abläufe vermeiden Versäumnisse und doppelte Arbeit.
- Schnellere Produktivität: Durch klare Strukturen finden sich neue Mitarbeitende rascher zurecht.
- Bessere Employee Experience: Ein reibungsloser Start vermittelt Professionalität und Wertschätzung – ein Plus für die Arbeitgebermarke.
Fazit: Mehr Struktur, weniger Aufwand, besserer Start
Gut geplante HR-Workflows bringen Ordnung in das Onboarding und machen den gesamten Prozess einfacher, transparenter und zuverlässiger. Sie helfen HR-Teams, den Überblick zu behalten, und geben neuen Mitarbeitenden das Gefühl, in einem gut organisierten Unternehmen angekommen zu sein. Das Ergebnis: ein entspannter Start, weniger Aufwand und ein professioneller erster Eindruck – für beide Seiten ein Gewinn.
