Mit der dezentralen online-Abrechnung von Reisekosten sparen Sie viel Aufwand

Schluss mit der Zettelwirtschaft auf und nach Dienstreisen. Die digitale Reiseabwicklung sorgt nicht nur für papierlose Prozesse, sondern auch für mühelose gesetzeskonforme Abrechnung. Wir zeigen Ihnen an Beispielen aus dem Alltag die Vorteile.

Dienstreisen neu gedacht

Überraschend schnell haben wir uns an Video-Konferenzen gewöhnt und erkennen viele positive Aspekte an diesem weltumspannenden Kommunikationswerkzeug. Darüber nachzudenken, welche Dienstreisen wirklich notwendig sind, wird künftig gang und gäbe sein und das macht auch Sinn: Es spart unnötige Aufwände und nützt auch der Umwelt, weil CO2 eingespart wird. In diesem Zusammenhang macht es auch Sinn, über Verkehrsmittel nachzudenken und – so oft wie möglich – auf die Bahn zu wechseln.

Trotz des Erfolgs von Videokonferenzen ist dennoch persönlicher Kontakt für nachhaltige Geschäftsbeziehungen unerlässlich, sowohl extern als auch intern: Wenn Kunden vor Ort betreut werden, können Service- oder Vertriebsmitarbeiter eine nachhaltige Beziehung etablieren und auch Verbesserungspotenzial besser erkennen. Ein Brainstorming-Workshop mit den Kollegen in der Zentrale macht Freude und bringt neue Produktideen.

Zu diesen Schlussfolgerungen kommt auch eine Umfrage des VDR (Verbandes Deutsches Reisemanagement).

  • 57 Prozent der befragten Unternehmen gehen davon aus, dass dauerhafte unternehmensinterne Beschränkungen bei Geschäftsreisen eher unwahrscheinlich sind.
  • 70 Prozent der Unternehmen gehen davon aus, dass man künftig die Notwendigkeit von Firmenreisen grundsätzlich sorgfältiger überprüfen wird.

Warum Sie an die Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnung denken sollten

Doch Sie sollten nicht nur über Dienstreisen neu nachdenken, sondern auch über Ihre Prozesse dafür. Denn bei vielen Unternehmen ist eine zentrale Reisekostenabrechnung noch weit verbreitet und das bedeutet viel Zettelwirtschaft. Mitarbeiter von KMUs bis zu Konzernen sammeln ihre diversen Belege und schicken sie monatlich der Personalabteilung. Dort müssen HR-Kräfte diese Nachweise mühselig zum Teil noch manuell erfassen, bei Unklarheiten oder fehlenden Belegen heißt es nachfragen. All das bindet Ressourcen und Zeit. Außerdem müssen Mitarbeiter relativ lang warten, bis ihnen die vorab ausgelegten Reisekosten ersetzt werden.

Die Digitalisierung des Personalmanagements bringt mehr Effizienz und Transparenz, auch beim Prozess der Dienstreisen. Hier wirkt sich der grundlegende Umstieg von zentralen auf dezentrale Abläufe aus. Wir zeigen Ihnen das dezentrale Konzept mit seinen nutzbringenden Funktionen am Beispiel der Lösung Sage DPW.

Ganzheitlich vom Reiseantrag bis zur Abrechnung

Schon beim Antrag der Reise fallen wesentliche Daten an. Ideal wäre, diese Daten gleich in den Prozess einzubeziehen, so müssen sie bei der Abrechnung nicht ein zweites Mal erfasst werden.
Mit Sage DPW erfasst jeder Mitarbeiter seine Reisedaten selbst im Web-Portal oder über die Sage DPW App. Auf diese Weise kann die Führungskraft die Dienstreise ebenso elektronisch am PC/Laptop oder Smartphone freigeben, der Mitarbeiter erhält die Genehmigungs-Info per Mail.

Wenn die Reise durchgeführt ist, tragen die Mitarbeiter über eine einfache Benutzeroberfläche alle Aufwände und Daten in die Reisekostenabrechnungssoftware ein. Für die HR-Kräfte entfällt mit der dezentralen Eingabe der Erfassungsaufwand. Außerdem unterstützt sie das Programm bei der Abrechnung und berechnet automatisch Werte wie Taggelder im In- oder Ausland, Lenk- und Reisezeiten, Kilometerbuch u.v.m. Bei der Abrechnung werden auch gesetzliche Richtlinien, Kollektivverträge und Betriebsvereinbarungen berücksichtigt; ebenso checkt das Programm die korrekten Wechselkurse bei Auslandsreisen.

Unterwegs abrechnen via Smartphone

Natürlich möchte jeder Mitarbeiter seine Reiseaufwände schnell abgerechnet haben; genauso aber sieht jeder die „Zettelwirtschaft“ als mühsames Übel an. Ideal wäre, dies gleich zu erledigen, wenn Belege anfallen bzw. wenn unterwegs Zeit ist, weil der Mitarbeiter gerade im Zug sitzt.

Mit der Sage DPW App erfassen Mitarbeiter ihre Reisezeiten und Daten auf dem Smartphone, sie fotografieren Tickets oder Hotelrechnungen. So wird nichts vergessen, die Abrechnung ist erledigt und sie müssen sich später nicht nochmals extra hinsetzen und die Daten im Nachhinein eingeben bzw. rekonstruieren.

Alles auf Mausklick und im Blick für Führungskräfte

Wie weit ist das Reisebudget schon ausgeschöpft? Der Mitarbeiter muss morgen kurzfristig los, die Reise muss noch genehmigt werden aber sein Chef ist ebenfalls gerade verreist. Ideal wäre, die Genehmigung online und dezentral zu erledigen.

Führungskräfte haben über das Web-Portal oder die Sage DPW App jederzeit Einblick in genehmigte und offene Reiseanträge, per Mausklick können auch mehrstufige Genehmigungen rasch erfolgen. Detaillierte Auswertungen nach Parametern wie Reiseziel, Zweck, Auslandstagen oder Kilometergeld stellen eine einfache Budgetkontrolle sicher. Zusätzliche Auswertungen sind auch in MS-Office Lösungen wie Excel möglich.

Dezentral und digital – die Vorteile

Der Umstieg von einer zentralen Reisekostenabrechnung und Belegerfassung auf ein dezentrales Online-System nützt Mitarbeitern, Führungskräften und der HR-Abteilung.

  • Papierbelege wie Tickets können nicht mehr verloren gehen, wenn sie gleich durch den Mitarbeiter unterwegs gescannt werden, Belege werden pünktlich erfasst.
  • Antrag und Freigabe via Webportal oder Smartphone beschleunigen den Prozess.
  • HR-Mitarbeiter können sich ihren Kernaufgaben widmen, statt jeden Monat unzählige Belege zu erfassen.
  • Die automatisierte Abrechnung sorgt für Rechtssicherheit in Bezug auf Gesetze und Betriebsvereinbarungen.
  • Mitarbeiter erhalten früher ihre Auslagen refundiert.
  • Transparente Auswertungen zu Budget, Reisetagen, etc. geben den Führungskräften Überblick auf Knopfdruck.
  • Integration in die Personalsoftware vereinfacht übergreifende Prozesse.
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