Warum Sie über digitale Prozesse nachdenken sollten
Das Erfassen von Arbeitsstunden auf traditionellen Stundenzetteln ist aufwendig und fehleranfällig, weil Daten manuell übernommen werden müssen. Auch Excel-Tabellen entsprechen nicht mehr heutigen Anforderungen, denn Einträge können gefälscht werden oder durch unzureichende Sicherungen der Daten verloren gehen. Zusätzlich bringen neue gesetzliche Regelungen, wie kürzlich die 60-Stunden-Woche, oder Änderungen in den Kollektivverträgen, immer mehr Komplexität in die Abrechnung, die mit einfachen Mitteln wie Excel & Co kaum mehr zu bewerkstelligen sind. Außerdem sind Auswertungen über größere Bereiche nur erschwert möglich.
Es ist für Unternehmen rentabel, sich mit einer digitalen Zeiterfassungs-Lösung Unterstützung zu holen – und das betrifft nicht nur die Großen und den Mittelstand, die vielfach schon Lösungen im Einsatz haben. Gerade kleinere Unternehmen sollten einen digitalen Schritt in Richtung Zeiterfassung setzen, denn die Lösungen sind leistbar und rechnen sich, weil sie viel an Effizienz bringen. Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten am Beispiel der Lösung Sage DPW.
Alle Arbeitszeitmodelle, alle Gesetze automatisiert
Das flexible Werkzeug zur Zeiterfassung von Sage DPW kann alle Arbeitszeitmodelle in Ihrem Unternehmen abbilden: Gleitzeit oder Fixzeitmodelle, Vollzeit oder individuelle Teilzeitverträge bis zu Altersteilzeit, ebenso sind flexible Arbeitszeitverteilungen möglich. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten via Terminal, Touchscreen, Web-Anwendung oder Smartphone.
Gesetzliche Regelungen wie Arbeitszeitgesetz und Kollektivvertrag werden berücksichtigt, genauso wie individuelle Betriebs- und Sondervereinbarungen. Die Lohnverrechnung spart dadurch viel Zeit, denn das aufwändige Berechnen und Bewerten von Arbeits- und Abwesenheitszeiten wie Mehr- und Überstunden, Blockzeit, Pausenregelungen, Schichterkennung, etc. gehören der Vergangenheit an. Mit der automatischen Berechnung dieser komplexen Regeln werden auch Fehler reduziert.
Aktueller Überblick, unterwegs mit App
Umfangreiche Auswertungen, etwa nach Zeitsalden, Limits, Lohnsummern oder Kapazitäten, geben Ihnen stets den aktuellen Überblick. Außerdem können Sie damit die Einsätze ihrer Mitarbeiter steuern, z.B. mit dem Management von Durchrechnungszeiträumen, dem Genehmigungsverfahren von Überstunden, bis hin zu monatlichen Zeitnachweis-Bestätigungen.
Zusatzmodule bieten Ihnen weitere Unterstützung: Abwesenheiten verwalten wie Urlaub oder Krankenstände und Leistungserfassung zu Projekten oder Kostenstellen. Die Mobil-Version als App ermöglicht Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten und Abwesenheiten direkt am Smartphone einzutragen. Führungskräfte haben damit den Vorteil, Anträge via App freigeben zu können.
So stellen Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung die richtigen Fragen
Auf folgende grundlegende Funktionen sollten Sie achten, um eine umfassende Zeiterfassung zu implementieren:
- Integrierte Gesamtlösung: Gibt es eine gemeinsame Datenbasis, können Daten einfach und vollständig übernommen werden, etwa in die Lohnverrechnung? Gibt es Schnittstellen zu externen Systemen wie Zeitterminals oder Zutrittskontrollsystemen?
- Rechtssicherheit: Werden gesetzliche Änderungen rechtzeitig in der Lösung nachgezogen?
- Individuell anpassbar: Mitarbeiter wechseln immer häufiger ihre Arbeitszeitmodelle (z.B.: Elternteilzeit) – können alle abgebildet werden?
- Mobile Erfassung: Vertriebs- oder Servicemitarbeiter sind einen Großteil ihrer Zeit unterwegs – können sie ihre Arbeitszeiten einfach mittels App erfassen?
- Information für jeden auf einen Blick: Sind Informationen wie Zeitnachweise für Mitarbeiter oder Saldenlisten für Führungskräfte einfach abrufbar, sodass alle Berechtigten transparent darauf zugreifen können?
Vorteile digitaler Zeiterfassung
Viele KMU haben Excel-Tabellen im Einsatz, wo Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen. Das erscheint auch naheliegend, denn Excel ist Teil der weit verbreiteten Office-Produkte, jeder kann sie bedienen und es entstehen keine Zusatzkosten. Doch die Kosten liegen wo anders: einerseits bei Falscheingaben und Manipulation von Daten, andererseits in einem Mehraufwand für die Lohnverrechnung und Personalabteilung.
Digitale Zeiterfassungslösungen bieten viele Vorteile:
- Alle Gesetze und Kollektivverträge werden korrekt berücksichtigt, auch komplexe Berechnungen aus Betriebsvereinbarungen
- Richtlinien für Höchstarbeitszeiten werden automatisch angezeigt
- Die automatisierte Personalverrechnung spart Ressourcen
- Geschäftsführer und Vorgesetzte können Kennzahlen zur Produktivität ermitteln und somit die Einsatzzeiten ihrer Mitarbeiter besser steuern
Vor allem kleinere Unternehmen setzen jetzt Schritte in Richtung Digitalisierung – dabei sollten Sie auch an die Zeiterfassung denken: Sie profitieren von Entlastung und mehr Effizienz, die Qualität in der Lohnverrechnung steigt und Sie bekommen damit auch ein Analysewerkzeug.
