Zielgerecht, flexibel und effizient mit Personaleinsatzplanung

Qualifizierte Arbeitskräfte zur richtigen Zeit am richtigen Ort – mit bedarfsorientierter Personaleinsatzplanung (PEP) steht und fällt der Unternehmenserfolg. Wir zeigen Ihnen die Vorteile einer digitalen Lösung und wie Führungskräfte, Belegschaft und HR-Abteilung davon profitieren.

Ziele der Personaleinsatzplanung

Das BWL-Lexikon liefert eine anschauliche Beschreibung: „Die Personaleinsatzplanung ist ein Teilbereich der Personalplanung und beschäftigt sich mit der Strukturierung der Ressource „Arbeitskraft“ in einem Unternehmen. Dabei werden die Mitarbeiter sinnvoll einer Position zugewiesen und die zeitlichen und örtlichen Parameter ihrer Arbeit definiert. Durch eine optimale Personaleinsatzplanung wird die Arbeitskraft in einem Betrieb bestmöglich genutzt und damit die Produktivität gesteigert.“

Mit Personaleinsatzplanung möchten Unternehmen also:

  • alle für den Betrieb erforderlichen Positionen mit den bestmöglichen Arbeitskräften besetzen
  • das Betriebsergebnis steigern bzw. optimieren und gleichzeitig die Kosten möglichst gering bzw. optimal halten
  • flexibel auf unvorhergesehene Schwankungen reagieren können.

Warum bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung wichtig ist

Wenn Sie beispielswiese ein Handelsunternehmen haben, so kennen Sie Ihre umsatzstärksten Tage oder Tageszeiten: Zu diesen Zeiten muss mehr Personal für die Kundinnen und Kunden da sein, um qualifizierte Beratung erbringen zu können oder einfach um viele Kassen offen zu haben; dasselbe gilt für die Gastronomie, damit Gäste rasch bedient werden. Auch für kompetenten Service im Kundendienst oder im Büro für die rasche Beantwortung von telefonischen Anfragen soll Ihr Unternehmen gut erreichbar sein.

Die Anforderungen sind nicht gleichmäßig verteilt, es gibt Schwankungen, saisonal oder wenn ein neues Produkt bzw. eine Werbekampagne lanciert wird, kommt es zu mehr Kundenkontakten. Es gilt also, den wechselnden Personalbedarf jeweils mit den Arbeitskräften abzustimmen – dabei unterstützt die bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung.

So unterstützt Software

Damit Personaleinsatzplanung effizient funktioniert, braucht es eine intelligente Software-Unterstützung, die alle Beteiligten einbindet und die einfach zu nutzen ist. Folgende Funktionen sollte eine digitale Lösung umfassen:

Führungskräfte können Wochenpläne im Voraus erstellen, dabei erhalten sie Vorschläge, z.B. wie viele Personen mit welchen Skills in einer Schicht benötigt werden. Bei Betrieben mit Filialen kommt zur zeitlichen Komponente noch die örtliche Planung dazu. Bedarfsorientiert können Führungskräfte die Dienstpläne kurzfristig anpassen, etwa bei ungeplanten Abwesenheiten wie Erkrankungen. Sie haben stets den aktuellen Überblick über Urlaube, Krankenstände und Überstunden, ergänzt durch Informationen über Vollzeit- und Teilzeitkräfte. Die Software hilft auch bei der vorausschauenden Planung, um Personalengpässen vorzubeugen: zu Jahresende ist in vielen Branchen Hochsaison – damit genügend Arbeitskräfte zur Verfügung stehen, sollten etwaige Zeitsalden in „ruhigeren Zeiten“ vorher abgebaut werden.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen transparent ihre Dienstpläne und können ggf. einen Diensttausch rechtzeitig anmelden, wenn sie z.B. einen wichtigen Termin haben. Mit einer cloudbasierten Lösung können sie von überall über das Web auf ihren Plan zugreifen. Self-Service ist ein wichtiger Faktor aus Sicht der Angestellten, denn sie möchten ihre Zeitsalden und Urlaubstage einfach einsehen und direkt freie Tage beantragen können.

Die Personalabteilung profitiert von der Einbindung der Personaleinsatzplanung in andere Systeme, wie die Zeiterfassung. Das spart Zeit und verhindert Fehler, wenn Arbeitszeiten bereits durch die Beschäftigten selbst eingegeben werden und nicht nochmals erfasst werden müssen.

Vorteile digitaler Personaleinsatzplanung

In vielen Unternehmen wird noch mit einem Excel-Sheet geplant, das erreicht allerdings bald seine Grenzen, nicht nur bei höheren Mitarbeiterzahlen. Eine umfassende Softwarelösung bringt auch kleinen und mittleren Unternehmen viele Vorteile, sowohl bei der Erstellung der Dienstpläne selbst, als auch bei der vorausschauenden Personalplanung, denn die Menschen sind das wichtigste Kapital eines Unternehmens.

Hier sind die Vorteile der digitalen Personaleinsatzplanung zusammengefasst:

  • Besserer Service für die Kunden
  • Flexibel auf Bedarfsschwankungen reagieren, Prozesse werden optimiert
  • Personalkosten optimieren im Hinblick auf unproduktive Leerlaufzeiten oder teure Überstunden
  • Mehr Transparenz und Qualität für alle Beteiligten in der Personalplanung
  • Alle relevanten Informationen stehen online zur Verfügung
  • Entlastung Ihrer HR-Abteilung
  • Fachkräfte werden gezielt nach ihren Fähigkeiten eingesetzt
  • Fehlerminimierung durch automatische Prüfungen (z.B. Zeitüberschreitungen, nicht geplante Mitarbeitende)
  • Gesetzliche Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz werden automatisch eingehalten
  • Hilfe bei der Personalplanung: Welche Skills werden benötigt, gibt es genügend qualifizierte Arbeitskräfte oder sind Schulungen bzw. Recruiting Maßnahmen erforderlich
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