Digitale Personalakte erfolgreich einführen: Ein Leitfaden

Fundament des digitalen Wandels

Der digitale Wandel verwandelt auch die Anforderungen an die Personalabteilung. Wer in einer Firma angestellt ist oder sich bewirbt, erwartet sich von HR schnelle Reaktionen und transparente Prozesse. Die Geschäftsleitung erwartet sich rechtskonforme und schlanke Prozesse; eine komplexe Aufgabe aufgrund vieler neuer Gesetze, wo etwa Dokumentations- und Nachweispflichten immer umfangreicher werden. Außerdem soll die Personalabteilung strategisch die Unternehmensziele unterstützen und eben den digitalen Wandel managen. Damit schließt sich der Kreis und führt zur digitalen Personalakte, denn sie ist Fundament und zentraler Hebel für viele diese Anforderungen.

Zentral, effizient, sicher, gesetzeskonform, strukturiert

Im Vergleich zur Ablage in Papierordnern bietet die digitale Personalakte viele Vorteile und ermöglicht, heutige HR-Anforderungen zu erfüllen:

• Alle Daten sind zentral verfügbar und können so effizient genutzt werden. Der gesicherte Zugriff kann im Büro, genauso wie im Home-Office oder unterwegs erfolgen. Es gibt keine doppelten Datenbestände, die zu Fehlern oder Unklarheiten führen können. Strategische Auswertungen sind auf Knopfdruck verfügbar.
• Die sensiblen Personaldaten sind sicher, gesetzeskonform und nachvollziehbar archiviert, Compliance-Regeln und Gesetze wie die DSGVO werden erfüllt. Die Archivierung in einem professionellen Rechenzentrum schützt besser vor Cyberangriffen.
• Zeit und Aufwand reduzieren sich, denn Daten müssen nur einmal erfasst werden. Alle relevanten Personaldaten sind strukturiert abgelegt und werden schnell gefunden; manuelles Suchen in Papierordnern ist nicht mehr nötig. Ebenso entfallen Aufwände für Papier, Kästen und Raumkosten.

Inhaltsverzeichnis: was kommt rein?

Dokumente, Verträge und Informationen, die in papierbasierten Personalakten gesammelt waren, sind genauso Teil der digitalen Version. Mit dem zusätzlichen Vorteil, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter nun einfach selbst auf ihre bzw. seine Daten zugreifen und beispielsweise ein neu erworbenes Zertifikat dazufügen kann.

• Bewerbung, Beginn und Ende des Dienstverhältnisses: Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse. Dienstvertrag, Stellenbeschreibung, Meldebestätigung bei der Sozialversicherung. Kündigung, Auflösungsvereinbarung, Dienstzeugnis, Rückgabe von Firmeneigentum.
• Stammdaten: Personalstammblatt, Bankverbindung, SV-Nummer, Kontaktdaten.
• Entgelt: Gehaltsvereinbarungen, dazu gehören auch Prämien, Boni, Überstunden-Vereinbarungen. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, wobei diese oft in einem speziell geschützten Bereich archiviert sind.
• Arbeitszeit: Arbeitszeitvereinbarungen, Urlaubsverbrauch, Zeitausgleich, Vereinbarungen für Elternteilzeit oder Home-Office.
• Personalentwicklung und Weiterbildung: Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, Beförderungen. Ausbildungsvereinbarungen, Schulungsnachweise und Zertifikate.
• Disziplinarmaßnahmen: Ein besonders sensibler Bereich, wo Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie sie arbeitsrechtlich relevant sind.

Das darf nicht hinein

Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, was in eine Personalakte hineingehört; sehr wohl schreibt er jedoch vor, was tabu ist. Dazu zählen sensible personenbezogene Informationen, welche die Privatsphäre betreffen, wie die politische Einstellung und religiöse Orientierung. Gesundheitsdaten wie Diagnosen dürfen nicht erfasst werden; einzige Ausnahme sind Eignungsuntersuchungen, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Private Notizen von Führungskräften oder persönliche Meinungen haben auch keinen Platz in der Personalakte.

Schritt 1: Ist- und Soll-Analyse

Fünf Schritte begleiten die Einführung der digitalen Personalakte. Beginnen Sie als erstes mit einer Bestandsaufnahme der aktuell vorhandenen Daten und Dokumente sowie der dazugehörigen Prozesse. Analysieren Sie, welche Prozesse optimiert werden sollen und was Ihre Ziele bei der Einführung der digitalen Personalakte sind. So erkennen Sie, welche Software-Funktionen dafür benötigt werden.

Best Practice: Prüfen Sie gesetzliche Datenschutz-Vorgaben wie Aufbewahrungs- und Löschfristen, das Prinzip der Datensparsamkeit, erforderliche Verschlüsselungen.

Schritt 2: Software Auswahl

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Wahl Ihres Lösungs-Anbieters. Definieren Sie für folgende drei Schlüsselbereiche Ihre jeweiligen Anforderungen bzw. Kriterien.

• Unternehmensbezogen: benötigter Funktionsumfang flexibel wählbar, Funktion mit Dokumentenlauf und 4-Augenprinzip, mögliche Dokumentenerstellung, Abbildung Ihrer Prozesse, detailliertes Berechtigungskonzept, Benutzerfreundlichkeit, Möglichkeit für mobilen Zugriff via App, transparente Preisgestaltung, laufende Weiterbildung, Mitarbeiter- und Firmenarchive, Workflow für HR-Prozesse mit Dokumentenunterschrift.
• Gesetzlich: konform zur Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO) und zum Datenschutzgesetz Österreich (DSG), regelmäßige Updates, um gesetzlich aktuell arbeiten zu können, automatisierte Protokollierung von Zugriffen und Änderungen, automatisches Löschen von Dokumenten durch Verfallsfristen innerhalb des Dienstverhältnisses sowie Löschen von Dokumenten nach dem Ende des Dienstverhältnisses.
• Technisch: Implementierung und Integration in bestehende Systeme, Datensicherheit (empfehlenswert ist ein professionelles und ISO-zertifiziertes Rechenzentrum in Österreich oder zumindest in Europa), Skalierbarkeit, verlässlicher Support.

Best Practice: Eine digitale Personalakte entfaltet ihr volles Potenzial erst in Kombination mit weiteren HR‑Funktionen wie Lohnverrechnung oder Zeiterfassung. So werden Prozesse effizienter und fehleranfällige Medienbrüche vermieden. Wichtig ist zudem, dass die Lösung den Anforderungen an Dienstzeugnisse gerecht wird: Diese sollten zentral archiviert werden und unabhängig von der Person verfügbar bleiben, da sie auch nach dem Austritt bzw. der Löschung von Dienstnehmenden aufzubewahren sind.

Schritt 3: Datenmigration

Erstellen Sie mit Ihrem ausgewählten Lösungsanbieter ein Konzept, um Papierunterlagen zu digitalisieren bzw. um erforderliche Daten aus anderen Systemen zu migrieren und automatisiert in den digitalen Personalakt hochzuladen. Diese werden dann strukturiert in der digitalen Personalakte zusammengeführt.

Best Practice: Wenn Sie Papierdokumente einfach nur scannen, so erhalten Sie wieder einen ungeordneten Stapel, diesmal eben in digitaler Form. Für eine effiziente Suche und Verarbeitung benötigen Sie eine konsistente Akten-Struktur mit Dokumenttypen, Metadaten und Aufbewahrungsfristen.

Schritt 4: Zugriffsrechte

Legen Sie Zugriffsrechte und Rollen fest, denn auf Personaldaten darf nur funktionsbezogen zugegriffen werden; dabei ist auch zu regeln, wer etwas bearbeiten und wer etwas nur sehen darf. So haben Mitarbeitende nur auf ihre eigenen Daten Zugriff. Führungskräfte können je nach Funktion erweiterte Rechte bekommen. Betriebsräte sollen nur auf jene Mitarbeitende sehen können, die eine Einverständnis dazu gegeben haben. Die meisten Rechte haben Personalverantwortliche, die für die Verwaltung der Personalakte zuständig sind; doch auch hier kann es Differenzierungen geben, etwa bei den Rechten für die Lohnverrechnung.

Best Practice: Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Zugriffsrechte noch aktuell sind. Änderungen ergeben sich beispielsweise durch den Wechsel einer Person in eine andere Abteilung.

Schritt 5: Schulung und Einführung

Im Rahmen von Schulungen sollte der Lösungsanbieter das System praxisnah erklären und der Personalabteilung ermöglichen, künftig kleinere Anpassungen oder Abfragen selbst machen zu können. In regelmäßigen Abständen ist es empfehlenswert, den Erfolg zu überprüfen und ggf. das System zu optimieren – insbesondere, wenn Sie einen Workflow einsetzen.

Best Practice: Die gesamte Personalabteilung sollte von Beginn an in das Projekt einbezogen werden. Erklären Sie den Nutzen von strukturierten zentral archivierten Personalakten. So vermeiden Sie sogenannte „Schattenablagen“ in Mail-Postfächern, auf lokalen Laufwerken oder auf Papier. Schieben Sie den Start der digitalen Personalakte nicht wegen bestehender Papierakten auf. Ein klar definierter Stichtag für die digitale Ablage schafft Klarheit und Struktur.