4 Schritte zur HR-Optimierung

Als erfahrenes HR-Team wissen Sie es sowieso: Optimierung ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern muss immer wieder angegangen werden. Auf der Suche nach den Kostentreibern in Ihrem Unternehmen helfen folgende Fragen:

• Wo gibt es bei uns noch manuelle Prozesse, die wir automatisieren können?
• Wo fehlen uns Daten, damit wir künftig bessere strategische Entscheidungen treffen können?
• Wo ist der Arbeitsaufwand in der Personalabteilung besonders hoch, verursacht etwa durch hohe Fluktuation oder mangelnde Skills der Belegschaft?
• Wo verursachen gesetzliche Vorgaben erhöhte Kosten, z.B. durch komplexe Lohnverrechnung oder Strafen aufgrund versäumter Fristen?

Sind die aktuellen Kostentreiber identifiziert, so helfen Ihnen die folgenden vier Schritte, bzw. manchmal auch nur einzelne davon, bei der Optimierung Ihrer HR-Arbeit.

1 – Grundlage schaffen: Passende HR-Software

Softwareunterstützung erleichtert sowohl die operative, als auch die strategische Personalarbeit. Das gilt für Konzerne und den Mittelstand, genauso wie für KMU; denn sobald Firmen die ersten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen, sind regelmäßig HR-Aufgaben zu erledigen.

Wer an Optimierung denkt, fängt daher am besten bei der Auswahl der richtigen Personal-Lösung an:

• Wenn die HR-Suite modular gestaltet ist, so zahlen sie nur für benötigte Funktionen und können nach Bedarf die Lösung schrittweise erweitern.
• Immer häufiger wird statt Kauf eine Miete via Cloud angeboten, bezeichnet als Software as a Service (SaaS). Die steigende Beliebtheit von SaaS hat handfeste Gründe: Flexibel skalierbar; geringere Kosten bei Betrieb und Wartung, weil man keine eigene Hardware und IT-Betreuung benötigt; automatische und zeitnahe Updates, etwa bei gesetzlichen Änderungen in der Lohnverrechnung; Sicherung der sensiblen HR-Daten in einem professionellen Rechenzentrum.

2 – Digitalisierung nutzen: Papierloses Büro

Von Abrechnungsbelegen über dicke Personalakte bis Zeugnisse – die Arbeit jeder Personalabteilung hat naturgemäß viel mit Belegen und Dokumenten zu tun. Digitalisierung bietet die Chance, der mühseligen und fehleranfälligen Zettelwirtschaft ein Ende zu setzen und gleichzeitig noch etliche Vorteile in puncto HR-Optimierung dazu zu gewinnen:

• Einheitliche Datengrundlage: Alle Personaldaten sind zentral an einem Ort gespeichert. Die Daten müssen nur einmal erfasst werden und es entstehen keine Fehler oder Unklarheiten durch Mehrfachspeicherung.
• Zeitersparnis: Aktuelle Informationen, Kennzahlen und Auswertungen sind auf Knopfdruck verfügbar.
• Home-Office-tauglich: Es ist gekommen um zu bleiben und viele HR-Tätigkeiten können über eine gesicherte Internetverbindung auch zu Hause gut erledigt werden.
• Kosten für Papier, Kopierer, Kästen und Archivräume sinken deutlich.

3 – Belegschaft einbeziehen: Self-Service Portale

Auch wenn sie HR-Software heißt, ist eine solche Lösung für die gesamte Belegschaft da, schließlich hat ja auch jede und jeder im Unternehmen mit Personalbelangen zu tun. Employee Self-Service Portale (ESS) bieten Funktionen wie Urlaubsantrag und -genehmigung oder Reisekostenabrechnung. Im Bereich Personalentwicklung können von den Mitarbeitenden Schulungen beantragt oder Zeugnisse selbst hochgeladen werden. Im Recruiting können Führungskräfte in den Auswahlprozess einfach einbezogen werden.

Diese Portale optimieren die HR-Arbeit und sorgen gleichzeitig für mehr Zufriedenheit:

• Genehmigungsprozesse sind für alle Beteiligten transparent und schneller, weil sie als Workflow automatisch weitergeleitet werden.
• Statt mühseliger Zettelwirtschaft werden Belege gleich digital erfasst, etwa die Hotelrechnung auf einer Dienstreise.
• Die Arbeitskräfte sind zufriedener, weil sie vieles selbst initiieren können und die Kommunikation einfacher funktioniert.

4 – KI erproben: Automatisierung

Künstliche Intelligenz ist in den (Büro)Alltag eingezogen und bietet, mit Bedacht eingesetzt, auch im Personalwesen Optimierungspotenzial. Je nach Bedarf und Know-how kann in diesem Schritt erprobt werden, was funktioniert und Entlastung bringen kann. Textbasierte KI-Sprachmodelle wie ChatGPT können von Routineaufgaben entlasten und beispielsweise bei der Formulierung von Job-Annoncen unterstützen, standardisierte Mails im Recruiting Prozess schreiben oder als Chatbot allgemeine HR-Fragen beantworten. Auch bei der Datenanalyse hat KI ihre Stärken, wenn Informationen aus internen und externen Quellen zusammengeführt werden sollen, um daraus Schlüsse ziehen zu können; etwa bei Gehaltsprognosen oder demografischen Entwicklungen.

Tipps beim Einsatz von KI:

• Nutzende sollten sich bewusst sein, dass Sprachmodelle Wörter aufgrund von Wahrscheinlichkeiten aneinanderfügen, das System kann also auch falsche oder widersprüchliche Antworten liefern. Die letzte Instanz muss daher der Mensch bleiben.
• Daten werden durch KI aufbereitet, Entscheidungen treffen weiterhin die Führungskräfte.
• KI-Nutzende sollten sensibilisiert werden, dass sie keine personenbezogenen Personaldaten in Modelle wie ChatGPT & Co eingeben.

Fazit: Optimieren heißt motivieren

Es gibt offensichtliche Kostenfaktoren und Zeiträuber, wie zum Beispiel papierbasierte Prozesse. Doch häufiger sind es die versteckten Kostentreiber, welche die Personalarbeit ineffizient machen, etwa innere Kündigungen in der Belegschaft die zu hoher Fluktuation führen, intransparente Abläufe oder rückständige, wenig benutzerfreundliche Anwendungen. Wer daher regelmäßig neue Tools zur HR-Optimierung analysiert und einsetzt, schafft Zeit für die strategisch wichtigen Aufgaben und mehr Zeit für Gespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. So wird Personalarbeit produktiver, vor allem macht sie mehr Freude.